I processen om at styrke koordineringen af sagsbehandlingen for de borgere, som får hjælp fra flere af kommunens fagenheder, er fire fagenheder involveret: Arbejdsmarked og Uddannelse, Handicap, Familie og Sundhed. Målet med indsatsen er:
- at borgeren oplever sig hjulpet og mærker
- at indsatsen fra de forskellige fagenheder i højere grad er koordineret og afstemt, så den giver mening for borgeren og hjælper med en udvikling i en retning af at få det bedre og en højere grad af selvmestring for borgeren.
Økonomiudvalget er på mødet den 10. februar blevet orienteret om resultaterne af den intensive udviklingsfase hen over efteråret, som er sket siden den sidste orientering af Økonomiudvalget den 19. august 2020. Projektgruppen har arbejdet intensivt med afsæt i pointerne fra analysen af ca. 35 udvalgte borgeres sager samt fem borgerinterview, som Marselisborg Consulting udarbejdede i den indledende fase. Analysen har givet et solidt udgangspunkt for, hvordan og i hvilke typer af borgersager vi både vil kunne forbedre borgernes oplevelse, og samtidig øge effektiviteten i opgaveløsningen ved at sammentænke indsatsen på tværs af fagenhederne.
Udviklingsfasen
I løbet af perioden august til november 2020 har der været afholdt to udviklingseminare og to arbejds- og kvalificeringsmøder i projektgruppen. Projektgruppen har arbejdet med stort engagement og nået frem til en model for, hvordan vi i sagsbehandlingen fremover vil koordinere og samarbejde på tværs af fagenheder i kommunen med borgeren i centrum.
Modellen for tværfaglig koordination og samarbejde bygger på en vision og faglige principper, som fokuserer på:
- mødet med borgeren - hvordan vi koordinerer og samarbejder med borgeren
- koordination og samarbejde mellem fagpersoner - hvornår vi koordinerer og samarbejder mellem fagenheder, og hvem der er ansvarlige i processen
Vi skal koordinere om de borger, hvor der er et behov. For de borgere er der forskellige niveauer at foretage koordination og samarbejde ud fra – fra den grundlæggende almindelige afstemning og koordination til de mere komplicerede sagsforløb, som kræver tæt koordination og samarbejde om mål, indsatser og planer for borgeren. Det er i modellen illustreret og beskrevet ud fra tre niveauer for koordination og samarbejde. De kan ses som en trappemodel, hvor graden af kompleksitet i borgerens sager bestemmer behovet for tværfaglig koordination og samarbejde og dermed, hvilket trin sagsbehandlerne vælger i modellen – jo større behov, des højere trin på trappen. Hvilket trin, der koordineres og samarbejdes ud fra afgøres ud fra en række vurderingsparametre.

På de øverste to trin i modellen stiger kompleksiteten i borgerens sager, hvilket kræver en fast struktur for koordination og samarbejde. Hvilket trin afgøres ud fra vurderingsparametre som fx ud fra antallet af borgerens sager, kompleksiteten i borgerens sager og hvorvidt borgeren selv er i stand til at koordinere mellem de forskellige faglige kontaktpersoner. På næstøverste trin i modellen systematiseres samarbejdet omkring Tværfaglige koordinations- og samarbejdsmøder. Her samles borgeren regelmæssigt med de fagpersoner, som er tilknyttet borgeren, for at fastsætte fælles mål, koordinere indsatser og planer. Til de møder udvælges en koordinerende sagsbehandler (myndighedsperson) med ansvar for samarbejdsmødet og den fælles plan.
Det højeste trin i modellen kræver én samlet sagsbehandling for borgere og familier med særlig komplekse problemstillinger. Familiemedlemmerne er kendetegnet ved at have komplekse, sammenfaldende og sammenhængende udfordringer på tværs af fagenhederne i kommunen. I de tilfælde er én samlet og koordineret indsats nødvendigt for at hjælpe og støtte borgerne bedst muligt i deres udvikling. Det forventes at handle om ca. 20-30 familier i den målgruppe, som det af flere grunde er vigtigt og relevant at beskæftige sig med, blandt andet, fordi det er vigtigt at understøtte denne gruppe af borgere med en helhedsorienteret sagsbehandling for at yde den bedste støtte til de borgere, men også fordi denne gruppe er udgiftstung.
Til at varetage den samlede sagsbehandling nedsættes et tværorganisatorisk team af sagsbehandlere med samlet myndighedsansvar. Det betyder, familien får én sagsbehandler, som har det samlede ansvar for familiens mål og planer. Teamet samles organisatorisk, og vil løse opgaven i et tæt samspil med de nuværende fagenheder. Teammedlemmerne vil samtidig fortsætte med at løse opgaver for de enkelete fagenheder, så viden og relationer til de specialiserede opgaver fastholdes.
Det nye i modellen for tværfaglig koordination og samarbejde
Der koordineres og samarbejdes allerede i dag mellem afdelinger og fagenheder. Modellen her indeholder en række tiltag og elementer, som ligger ud over den koordination og samarbejde, der eksisterer i dag. Det nye i modellen skitseres i følgende fire punkter:
1. En fast struktur og ramme for den tværfaglige koordination og samarbejde
Med modellen får vi en overordnet ramme for, hvordan vi fremover koordinerer og samarbejder med borgeren i centrum og mellem fagenheder i kommunen. Modellen er bygget op omkring en systematisk tilgang, som indfanger flere niveauer af koordination og samarbejde – fra det grundlæggende niveau til det fuldt ud komplekse niveau med behov for en fast struktur.
2. En fælles og koordineret plan for borgeren
Som noget nyt følger også en overordnet og fælles plan for borgeren i de tilfælde, hvor der er behov for tværfaglig koordination og samarbejde mellem fagenheder (de to øverste niveauer i modellen). En fælles plan giver borgeren overblik over kontaktpersoner og forløb. Det er samtidig med til at sikre en sammenhæng i borgerens mål, indsatser og forløb, så det giver mening for borgeren.
3. Borgerinddragelse og afsæt i borgerens behov
Det er en central del af modellen, at borgeren får en større stemme i sit eget forløb og i højere grad inddrages i den løbende koordination. Samtidig tager koordination og samarbejde omkring borgeren afsæt i borgerens behov og ønsker. Det gælder således, at vi afholder møder og koordinerer sammen med borgeren, og at vi afholder møder fysisk andre steder end på de respektive rådhus, hvis det giver mening, og borgeren ønsker det.
4. Digital understøttelse af tværfaglig koordination og samarbejde
Yderligere vil den koordinerede sagsbehandling fremover blive understøttet af to nye digitale løsninger, KMD Nova Link og LetDialog. Med KMD Nova Link bliver det blandt andet muligt at skabe et digitalt overblik over borgerens kontaktpersoner og indsatser på tværs af fagenheder i kommunen. Systemet tilbyder samtidig en digital platform med mulighed for at arbejde med fælles planer for borgeren, hvilket understøtter en helhedsorienteret indsat for borgeren. Via en App kan dette overblik også deles med borgeren. LetDialog tilbyder et lukket dialogforum mellem borgeren og tilknyttede fagpersoner, hvor fagpersonerne (både myndighed og udfører) kan kommunikere direkte med og omkring borgeren. LetDialog kan understøtte samarbejdet og den løbende dialog med borgeren mellem møder.
Implementeringsfase
For at indarbejde denne kulturændring i organisationen er der planlagt et kompetenceforløb over to dage for de ledere og medarbejdere i organisationen, der hjælper og understøtter borgere med flere forløb og indsatser hos kommunen. Deltagerne introduceres for den tværfaglige koordinations- og samarbejdsmodel, principperne bag, og hvad man som medarbejder konkret gør.
Sideløbende er der også en proces i gang for, hvordan KMD Nova Link integreres med kommunens øvrige relevante fagsystemer, og hvordan KMD rulles ud i organisationen med uddannelse af superbrugere, så den digitale løsning er klar og kan understøtte de nye arbejdsgange om tværfaglig koordination og samarbejde.
Styregruppen har besluttet at udskyde kompetenceforløbet til efter påske på grund af udviklingen i Corona smitten og medfølgende restriktioner. Hvis det fortsat ikke er muligt at møde fysisk frem på det tidspunkt, vil det blive gennemført virtuelt.
Kulturændring
Det vil tage tid at indarbejde den kulturforandring, der er forbundet med de nye rammer og strukturer i modellen.
For at lederne kan følge med i, om modellens rammer og systematik bliver indarbejdet i den daglige sagsbehandling, bliver der som en del af det eksisterende ledelsestilsyn på afdelingsniveau indarbejdet tilsyn med antal afholdte samarbejdsmøder og antal fælles planer på medarbejder- såvel som på teamniveau. Begge disse parametre er en del af det næst højeste niveau for tværfaglig koordination og samarbejde i modellen. Om et år skal vi derfor kunne se, at der bliver afholdt samarbejdsmøder og bliver udarbejdet fælles mål og fælles planer for de borgere, hvor det er relevant. Det er med til at give faktuelle data på, om de forskellige niveauer i modellen bliver brugt. Som supplement til de data, skal der halvårligt foretages ti observationer af samarbejdsmøder for at få mere kvalitativ indblik i, hvordan samarbejdsmøderne forløber, borgerne inddrages, og hvordan der arbejdes med at sikre og koordinere en fælles plan sammen med borgeren.
Som en sidste del af implementeringen og tilpasning af modellen vil der efter sommerferien være observation på nogle af samarbejdsmøderne og interview af de medarbejdere og borgere, der deltager. Målet hermed er at blive klogere på deres oplevelse af, hvordan samarbejdsmøderne fungerer og eventuelle behov for at justere modellen.