Hobro Boligforening - referat fra styringsdialogmøde

Styringsdialogmøde afholdt 31. oktober 2024

Tilstede ved mødet

• Anders Kjær – Hobro Boligforening (HBF)
• Gitte Jensen – Hobro Boligforening (HBF)
• Kim Vilsted Fælled – Hobro Boligforening (HBF)
• Didde Lykke Hansen – Hobro Boligforening (HBF)
• Kamilla Ebbesen Bonde – Mariagerfjord Kommune (MFK)

Velkomst

MFK bød velkommen.

Opsamling fra sidste styringsdialogmøde

HBF oplyste i 2023, at de gerne ville arbejde hen i mod at kunne regulere indskud i ældre lejekontrakter, så de fulgte mere med tiden. HBF oplyste nu, at situationen er uændret. Der er kigget på sagerne, men oplæg forventes først at være klar til kommunal godkendelse i løbet af et par måneder.  

HBF og MFK drøftede i 2023 situationen omkring boligerne i Oue. Dengang blev det aftalt, at MFK skulle vende tilbage.  Det blev aftalt, at dette drøftes under punktet udlejning. HBF havde i 2023 et ønske om at lokale politikere skulle tage det første spadestik ved nybyggeri. MFK oplyste, at såfremt dette fortsat er 
et ønske, så kan HBF selv tage direkte kontakt til politikerne. Hvis det er borgmesteren de gerne vil have ud, så kan HBF sende en forespørgsel til borgmestersekretæren.

Drøftelse af materiale indberettet til almenstyringsdialog.dk  

Generelt er dokumentationsmaterialet tilfredsstillende – herunder revisionsprotokollen, der var uden kritiske bemærkninger eller forbehold, men med fremhævelser. 

Revisionen har fremhævelser om, at budget ikke har været underlagt revision samt bemærkninger til funktionsadskillelse.  

HBF oplyste i 2023, at der er lavet interne forretningsgange med bl.a. dobbeltkontrol for at imødekomme revisionens bemærkninger. Revisionen har anset tiltaget som et relevant tiltag i den interne kontrol.  

MFK bemærker, at der ses at været et stort overskud, og søger en nærmere forklaring ud over, at der er et mindre forbrug samt indtægter til byggesagshonorarer. HBF oplyste, at det primært er merindtægt ved at overgå fra gas til fjernvarme. Derudover er der 145.000 kr i mindreforbrug i forhold til afskrivninger, da deres nye hjemmeside er udskudt. Derudover har der været et mindreforbrug på annoncering og it.  

MFK bemærker, at der på konto 515 (afskrivning af driftsmidler) er en  indtægt? Ved opskrivning bør der være en tilgang et sted? Men det kan MFK ikke se. HBF oplyste, at det henføres til direktørens skift af bil. Den gamle bil har været afskrevet meget og ved salg var der derfor en merindtægt (den blev solgt til mere end den var afskrevet til). Tilgangen er noteret i 703 – se note i regnskabet.

MFK bemærker, at de ekstra ordinære udgifter på konto 541 er ganske høje. Kan det tal specificeres yderligere? HBF oplyste, at lejetabet anses for relativt lavt – så det er primært fraflytningstabet der tyn
ger. Normalistandsættelse er ikke udfordringen – det er misligholdelsessager, der er dyre. Viceværterne er begyndt at holde øje med anormaliteter, f.eks. uhensigtsmæssigt oplag af ting. Så orienteres HBF om observationen. Der kan også være kulturelle forskelle i forhold til udluftning og den måde lejligheden bliver vedligeholdt. Dette kan give problemer med indeklima og dermed dyrere istandsættelse.  

MFK bemærker, at note 702 om inventar ikke stemmer. Der er en difference på ca. 10.000 kr. HBF oplyste, at de vil undersøge årsagen – og se, om der er tale om en tastefejl.  

MFK bemærkede, at henlæggelser til tab ved fraflytning ikke er tilstrækkelig i enkelte afdelinger. HBF oplyste, at der kun er én afdeling, hvor budgettet ikke passer. Der budgetteres, så der er henlæggelser til to års fraflytninger. Så der burde fremadrettet ikke komme underskud.  

MFK bemærkede, at teksten i de første 4 sider i styringsrapporten, blot er en kopi fra de seneste år. MFK ser gerne, at teksten fremadrettet opdateres fra år til år, således at man kan se, at HBF har taget konkret stilling til spørgsmålene. Der er tale om en fejl og det burde have været beretningen for 2024, som skulle fremgå af teksten. Men det er kun i rapporten for hovedselskabet. Alle afdelinger er udfyldt med nye oplysninger.  

MFK bemærker, at Skivevej (afd. 42) har været rød i tre år i træk.  MFK vil gerne vide, hvad der er gjort af tiltag for at effektivisere afdelingen, og om HBF oplever barriere for effektivisering? HBF oplyste, atafdelingens underskud snart er afviklet. Det er vigtigt at have for øje, at man sammenligner en institution med familieboliger, og det er ikke det reelle billede. Der er f.eks. udgifter til rengøring – som der ikke er udgifter til ved udlejning af en familiebolig. Der er fokus på skift til LED og dermed en minimering af udgifterne til strøm. Der er ikke ret mange variable udgifter, som der ville kunne effektiviseres på. Der er afmeldt nogle abonnementer til internet mv. som vil give mindre besparelser. Der afholdes udbud af forsikringer hvert 3. år. 

MFK bemærker, at Reberbanen (afd. 15) er blevet rød. Til gengæld er Sønder Allé (afd. 29) tilbage i gul kategori. MFK vil gerne vide, hvad der er gjort at tiltag for at effektivisere afdelingen, og om HBF oplever barriere for effektivisering? HBF oplyste, at de er uforstående overfor, hvorfor Reberbanen er rød. Men de har som altid fokus på effektivisering, og har foretaget mange tiltage de seneste år.

MFK bemærker, at det af styringsrapporten fremgår, at effektivitetstallene helt generelt er faldet en smule. Har HBF en forklaring? HBF oplyste, at de anser sig for, at være mere effektive end tidligere – selvom tallene ser anderledes ud. Det påvirkes af, at de faste udgifter (som der ikke er mulighed for at ændre på) stiger og dermed ser det ud til, at effektiviteten falder. Forsikring, renovation mv. er blevet markant dyrere. Der er lavet en del effektivitetstiltag. Værktøj er skiftet til el – viceværterne er samlet og deler arbejdsredskaber. Så 
faldet skyldes udgifter, som der ikke er direkte mulighed for at sænke. Der arbejdes på sammenlægninger og renoveringer af afdelinger, hvilket på sigt vil give effektivisering. Nogle projekter er udskudt, fordi der flyttet 500 lejemål fra gas til fjernvarme. 

MFK bemærker, at arbejdskapitalen er steget, hvilket har været et fokusområde fra sidste år.  Konstateres som en positiv udvikling. Den nye hjemmeside vil blive finansieret fra arbejdskapitalen.

MFK bemærker, at der fortsat ses at være kritiske nøgletal for så vidt angår fraflytninger og henlæggelser. HBF oplyste, at der er tale om små afdelinger med få boliger, og derfor skal der ikke ret mange flytninger til, før tallene synes høje. De fraflytninger der har været, skyldes primært naturlige årsager. I forhold til henlæggelser er HBF opmærksomme herpå, men påpeger, at de er nødt til at prioritere, da alle almindelige udgifter (el, vand, varme og renovation) stiger og stiger.

MFK bemærker, at der har været mange sager ved beboerklagenævnet i 2024. Primært omhandlende lejers overtrædelse af husordenen.

Skemaet i styringsrapporten om antal af sager, er ikke retvisende. Har HBF en forklaring på det store antal af sager i år?  HBF oplyste, at der er udarbejdes nye husordner i et mere letforståeligt sprog. Forhåbningen er, at det vil medvirke til færre konflikter. De enkelte afdelinger kan også arbejde med husordner og det vil måske 
give et større ejerskab.MFK spørger til hvordan proceduren er omkring husordenssager. HBF mener, at der er meget og lang dialog med lejerne før sagerne sendes videre til beboerklagenævnet.  Når sagerne sendes til kommunen er det også et udtryk for, at der arbejdes på en løsning. Det er ofte effektfuldt, når der skrives til lejeren fra beboerklagenævnet. Samarbejdet med beboerklagenævnet er mere effektfuldt end når HBFs advokat påbegynder en sag om opsigelse af lejeren. Der er lavet en arbejdsgangsbeskrivelse til sager, 
hvor en beboer klager over en anden beboer. Så sagerne kan håndteres. Der er lavetorienteringer/forklaringer til beboerne om hvordan proceduren er i forbindelse med klager over brud på husordner.  

Boligorganisationens eventuelle ønsker til drøftelse

HBF havde et ønske om en drøftelse af renovering, helhedsplaner og sammenlægning af en række afdelinger.

Afdeling 11

Der er sat en proces i gang i forhold til en helhedsplan, som netop er sendt til Landsbyggefonden (LBF). Afdelingen står over for store udfordringer, og en bolig er for nylig blevet lukket på grund af skimmel. Bygningerne har behov for en gennemgribende renovering.

Afdelingen består af 18 boliger med en meget attraktiv beliggenhed. Der afventes desuden en kloakseparering, som forventes at blive en betydelig udgift. Besigtigelse af afdelingen forventes at finde sted i sommeren 2025. På grund af de omfattende udfordringer er der et ønske om, at sagen prioriteres og fremrykkes.

Renoveringen estimeres at koste mere end 2 mio. kr. pr. bolig. Nedrivning har været drøftet, men bygningerne vurderes at have en bevaringsværdig karakter. Helhedsplanen gennemføres i samarbejde med BDO og ikke med Himmerlands Boligforening.

Afdeling 8, 12 og 13

Sven Buch fra Himmerlands Boligforening deltog i denne del af mødet.

Der foreligger nu bygningsrapporter for alle tre afdelinger. LBF har besigtiget afdeling 13, og der foreligger et foreløbigt tilsagn, som blev givet under coronaperioden. Afdelingen har dog ikke tidligere været klar til at gå videre med projektet. I september 2024 blev der afholdt et fælles orienteringsmøde i afdelingerne.

Ud over afdeling 13 vurderes det, at afdelingerne 8 og 12 med fordel kan indgå i en samlet helhedsplan, så der kan skabes et stærkere boligsocialt miljø. Den tidligere REMA 1000-butik, som nu står tom og er sat til salg, kan eventuelt indgå som en del af den samlede løsning.

Befolkningsprognosen viser, at antallet af borgere over 67 år forventes at stige med ca. 20 % over de næste 10 år. Der er derfor behov for centralt beliggende boliger til både seniorer og børnefamilier.

Projektet omfatter renovering af boligerne med øget tilgængelighed, særligt med fokus på borgere over 60 år, primært i afdeling 13. De øvrige afdelinger kan eventuelt indgå i en ordning med fleksibel udlejning. De relativt små lejligheder i afdeling 12 ønskes bevaret for at fastholde et lavt huslejeniveau.

Afdeling 13 har de bedste parkeringsforhold og det mest jævne terræn, hvilket gør området særligt velegnet til seniorboliger. Der arbejdes desuden med mulighed for støjafskærmning mod Brogade, så de grønne områder kan udvikles til en mere integreret byhave.

Der arbejdes samtidig med planer om at etablere et sundheds- og aktivitetshus i den tidligere REMA 1000-bygning. Der er dialog med LBF om mulighederne, men projektet er økonomisk omfattende, og den endelige funktion skal fortsat afklares.

En arkitekt er tilknyttet projektet og arbejder blandt andet med stiforløb, støjafskærmning og renovering af boligerne.

Projektet understøtter samtidig ambitionen om "den nære sundhed" og forbedring af nærmiljøet omkring boligerne. Der er mulighed for støtte til etablering af fælleslokaler i forbindelse med renovering af etageboliger, og dette indgår derfor også i planerne. Projektet har et bredere perspektiv og retter sig desuden mod andre af HBF's afdelinger i Hobro centrum.

Der er ikke lagt op til kommunal finansiering af projektet. HBF ønsker dog dialog med relevante aktører inden for blandt andet sundhed, kultur, ældreområdet samt Plan og Byg.

Den forventede tidsplan er, at HBF indleder dialog med relevante aktører fra Mariagerfjord Kommune nu. Arkitekten forventes at aflevere sit oplæg inden jul, og der arbejdes hen imod et samlet tilsagn fra LBF til alle tre afdelinger i 2026. Herefter forventes byggeriet at kunne igangsættes i 2027.

Fokus på tomgang i ældreboliger

MFK oplyste, at der er højere tomgangsudgifter i år på dette tidspunkt sammenlignet med sidste år, hvilket er en bekymrende tendens, som gerne skal bremses hurtigst muligt. Boligerne i Oue har været en stor del af tomgangsudgifterne. Hvis de alle bliver lejet ud fremover, så vil det have en positiv effekt på MFKs tomgangsudgifter.

Status på eventuelle renoveringssager og nybyggeri 

Renovering - Afdeling 9 (Morellgade):HBF oplyste, at det går som planlagt. Man regner med indflytning pr. 15. december 2024.

Renovering – Afdeling 13 (Mariagervej):MFK opfordrer HBF til at få fulgt op på eventuelle bemærkninger i 5-års gennemgange.

Renovering afdeling 16 (Stoldal):Der er udarbejdet 5-års gennemsyn i afdelingen. Der ses at være bemærkninger til eftersynet omkring manglende dokumentation. MFK opfordrer HBF til at få fulgt op herpå.

Nybyggeri – Afdeling 47 (Vinkelvej):HBF oplyste, at det kører efter planen. Man satser på indflytning pr. 1. maj 2025.

Renovering/helhedsplan - Afdeling 8, 12 og 13: Se punktet ”Boligorganisationens eventuelle ønsker til drøftelse” ovenfor.

Renovering/helhedsplan – Afdeling 11: Se punktet ”Boligorganisationens eventuelle ønsker til drøftelse” ovenfor.