Whistleblowerpolitik

Formål

Mariagerfjord Kommune har etableret en whistleblowerordning, som har til formål:

1. at øge ansattes, herunder tidligere samt kommende ansattes, leverandørers samt kontrahenters mulighed for at ytre sig om kritisable forhold i kommunen uden at frygte for negative ansættelsesretlige eller andre konsekvenser.
2. at beskytte ansatte, herunder tidligere samt kommende ansatte, leverandører samt kontrahenter som indgiver oplysninger til whistleblowerordningen i god tro, jf. afsnit 2.
3. at opdage og forebygge fejl og forsømmelser af samfundsmæssig interesse og derved højne niveauet i kommunens virksomhed.
4. Whistleblowerordningen skal medvirke til, at alvorlige fejl og forsømmelser opdages og i videst muligt omfang forebygges.
5. Whistleblowerordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen om fejl og utilfredsstillende forhold mv. Indberetninger til whistleblowerordningen sker elektronisk via en 
   webportal, Safe2Whistle, der kan tilgås fra kommunens hjemmeside.

Hvem kan indberette til whistleblowerordningen?

Ordningen kan anvendes af alle ansatte i Mariagerfjord Kommune, herunder tidligere ansatte samt kommende ansatte, som har fået kendskab til de oplysninger der indberettes om i whistleblowerordningen 
igennem deres ansættelsesproces.

Herudover kan ordningen anvendes af personer, som arbejder under tilsyn og ledelse af kontrahenter, underleverandører og leverandører.
Denne persongruppe omfatter ansatte i en virksomhed, som kommunen har indgået et kontraktforhold med.
Persongruppen omfatter endvidere ansatte i en virksomhed, som er leverandører eller underleverandører af 
varer eller tjenesteydelser til kommunen.

For at opnå beskyttelse som whistleblower (som beskrevet under afsnit 6 og 7) forudsættes det, at whistlebloweren er i god tro om:

• at oplysningerne er rigtige og
• at de oplysninger, der indberettes om, falder inden for ordningen, jf. afsnit 3.

Hvad kan der indberettes om?

Der kan kun foretages indberetninger til Mariagerfjord Kommunens whistleblowerordning om forhold, som er omfattet af whistleblowerloven (lov nr. 1436 af 29. juni 2021 og eventuelle senere ændringer).

Der kan således indberettes om alvorlige lovovertrædelser samt andre alvorlige forhold, eksempelvis:

• strafbare forhold, f.eks. overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.,
• grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, f.eks. lovgivning om magtanvendelse, forvaltningsloven, offentlighedsloven mv.,
• grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, f.eks. undersøgelsesprincippet, krav om saglighed og proportionalitet 
  mv.,
• grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, f.eks. om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse mv.,
• grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. seksuel chikane eller grov chikane i øvrigt, og
• bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.

Hvis indberetningen vedrører forhold, som er reguleret af visse EU-retlige regler, gælder der ikke et krav om, at overtrædelsen skal være af særlig alvorlig karakter. Her vil der kunne indberettes om alle overtrædelser. Det gælder eksempelvis:

• databeskyttelsesregler
• udbudsregler.

Ordningen omfatter som udgangspunkt ikke indberetninger vedrørende øvrige forhold, eksempelvis:

• andre virksomheders og borgeres forhold,
• mindre alvorlige HR-forhold, eksempelvis:
  • oplysninger om mindre væsentlige overtrædelser af interne retningslinjer, f.eks. om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler mv.
  • oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. om samarbejdsvanskeligheder, mindre uoverensstemmelser og manglende tillid mellem medarbejdere og ledere
  • oplysninger, som er omfattet af sundhedspersoners tavshedspligt iht. Sundhedslovens § 40.

Hvordan indberetter man?

histleblowerordningen i Mariagerfjord Kommune sker som nævnt oven for elektronisk via en webportal, Safe2Whistle, der kan tilgås via kommunens hjemmeside.

Foretager du en indberetning, vil følgende oplysninger normalt være nyttige ved den videre undersøgelse af sagen:

• Beskrivelse af forholdet, herunder dato, sted og navnet/navnene på den/de involverede person/personer
• Eventuelle dokumenter eller beviser vedrørende overtrædelsen eller andre oplysninger, som kan lette en undersøgelse af sagen.

Du vælger selv, om du indgiver indberetningen i dit eget navn eller anonymt.

Hvis du ønsker anonymitet, er det vigtigt, at du ikke skriver dit navn noget sted i indberetningen. Derudover bør du være opmærksom på, at det ikke kan udelukkes, at din identitet kan udledes af de oplysninger, du selv har givet i indberetningen.

Datatilsynets whistleblowerordning

Hvis du ikke føler dig tryg ved at foretage en indberetning til Mariagerfjords whistleblowerordning, er det også muligt at foretage en indberetning til Datatilsynets whistleblowerordning.

Det er valgfrit, hvilken ordning en whistleblower anvender, men hvis overtrædelsen kan imødegås effektivt internt i Mariagerfjord Kommune, og whistlebloweren vurderer, at der ikke er risiko for repressalier, opfordrer vi til, at man anvender den interne whistleblowerordning hos Mariagerfjord Kommune.

Man kan læse nærmere om indberetningsmulighederne, finde kontaktoplysninger samt link til Datatilsynets anonyme whistleblowerportal på deres hjemmeside.

Whistleblowerordningens organisering

Bech-Bruun administrerer ordningen som databehandler. Den eksterne forankring har til formål at sikre uvildighed og objektivitet i behandlingen af indberetningerne.

Bech-Bruun vil som ekstern administrator af ordningen sortere de indberetninger, som ikke falder inden for ordningens formål fra jf. afsnit 3, og som derfor i stedet skal behandles via de almindelige kommunikationskanaler. Du vil i den forbindelse blive opfordret til at rette henvendelse til 
den relevante person, eksempelvis din nærmeste leder eller din tillidsrepræsentant.

Indberetninger, der falder inden for ordningen, videresendes via whistleblowerportalen til Mariagerfjord Kommunes whistleblowerenhed, som består af borgerrådgiveren samt en jurist fra Staben fra Byråd,  Personale og Strategi, som behandler og undersøger indberetningen.

Bech-Bruun orienteres via whistleblowerportalen om resultatet af undersøgelsen og vurderer, om sagen kan betragtes som afsluttet, eller om indberetningen bør give anledning til yderligere undersøgelser.

Indberetninger, som omhandler et medlem af whistleblowerenheden vil blive behandlet af det øvrige medlem af whistleblowerenheden i samarbejde med Bech-Bruun, forudsat, er dette medlem ikke er inhabil ved behandlingen af den pågældende sag.

Senest 7 dage efter, at indberetningen er modtaget i whistleblowerportalen, vil du modtage en bekræftelse på, at indberetningen er modtaget. Du vil som udgangspunkt inden for 3 måneder efter, at du har 
modtaget denne bekræftelse, modtage en meddelelse om sagens afslutning. Hvis behandlingen af din indberetning kræver længere tid end 3 måneder, vil du modtage en orientering herom samt en begrundelse for, hvorfor yderligere undersøgelsestid er nødvendigt.

Ved undersøgelsernes afslutning vil du som udgangspunkt og inden for rammerne af lovgivningen blive orienteret om udfaldet af undersøgelserne.

Alt kommunikation mellem dig og Bech-Bruun sker over whistleblowerportalen. Det er derfor vigtigt, at du følger sagen, hvis du ønsker at modtage en bekræftelse på modtagelsen af din indberetning, en begrundelse for eventuel længere sagsbehandlingstid samt ønsker at modtage en orientering om udfaldet af undersøgelserne af din indberetning. 

Fortrolighed og anonymitet

Som ekstern administrator af whistleblowerordningen, er Bech-Bruun, sammen med whistleblowerenheden hos Mariagerfjord Kommune, underlagt en særlig lovbestemt tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, der har været genstand for behandling i whistleblowerordningen.

En tilsvarende tavshedspligt er de personer, som måtte blive inddraget i forbindelse med undersøgelserne af en indberetning, underlagt.

Oplysninger om whistleblowerens identitet vil ikke blive videregivet til andre end de personer, der er udpeget til at modtage eller følge op på indberetninger uden whistleblowerens udtrykkelige samtykke.

Oplysningerne kan dog videregives, hvis det er nødvendigt for at imødegå overtrædelser eller for at sikre berørte personers ret til forsvar. Whistlebloweren vil da som udgangspunkt blive orienteret forud for videregivelsen.

Oplysninger om indberetningens indhold kan videregives til andre (f.eks. internt i Mariagerfjord Kommune), hvis det sker med henblik på at følge op på indberetningen. I den forbindelse sikres det, at det ikke ud fra de pågældende informationer er muligt at identificere whistlebloweren. 
Modtageren af oplysningerne vil blive gjort udtrykkeligt opmærksom på, at vedkommende er underlagt en særlig tavshedspligt.
 
Med undtagelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, har byrådsmedlemmer ret til sagsindsigt i indberetningerne efter kommunestyrelsesloven § 9. De vil blive gjort udtrykkeligt opmærksom på, at de er 
underlagt en særlig tavshedspligt.

Whistleblowerens rettigheder/beskyttelse

En indberetning til whistleblowerordningen vil ikke i sig selv medføre, at whistlebloweren bliver part i sagen, hvormed man som whistleblower ikke pr. automatik tillægges de rettigheder som medfølger af partsstatus.

En whistleblower anses ikke for at have tilsidesat sin tavshedspligt, hvis indberetningen indeholder fortrolige oplysninger og ifalder ikke nogen form for ansvar forudsat, at whistlebloweren havde rimelig grund til at antage, at de pågældende oplysninger var nødvendige for at afsløre et forhold, som er omfattet af ordningen.

Mariagerfjord Kommune tolererer ikke chikane, hævnaktioner mod eller andre former for sanktioner over for personer, der i god tro foretager indberetning af en sag i whistleblowerordningen.

Enhver kan orientere whistleblowerordningen, hvis det har haft negative ansættelsesretlige konsekvenser for en person omfattet af ordningen, jf. afsnit 2 at vedkommende har indgivet oplysninger til whistleblowerordningen.

Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen.

Indberetninger indgivet via whistleblowerordningen i ond tro, kan medføre en politianmeldelse, ligesom det kan medføre negative ansættelsesretlige reaktioner eller bødestraf.

Medarbejdere, der bidrager til whistleblowerordningen ved at foretage undersøgelser eller afgive oplysninger, er også beskyttet mod negative ansættelsesmæssige konsekvenser som følge af deres bidrag.

Hvornår må man offentliggøre oplysninger

Alle offentligt ansatte har ytringsfrihed og må derfor som udgangspunkt offentliggøre oplysninger om alle forhold, herunder også til pressen, så længe der ikke offentliggøres eller videregives oplysninger, som er omfattet af tavshedspligten, og den ansatte udtaler sig på egne vegne.
Whistleblowerordningen ændrer ikke herpå og indskrænker dermed ikke ansattes ytringsfrihed.

Ved brug af ytringsfriheden gælder den særlige beskyttelse som whistleblower som altovervejende hovedregel ikke.

I helt særlige situationer kan en whistleblower dog offentliggøre et forhold (herunder også fortrolige oplysninger) og opretholde beskyttelse som whistleblower.

Dette gælder, hvis:

1) Whistlebloweren allerede har forsøgt at indberette til en intern og en ekstern (eller udelukkende en ekstern) whistleblowerordning uden, at der truffet passende tiltag inden for henholdsvis 3 og 6 måneder eller

2) Whistlebloweren har rimelig grund til at antage, at overtrædelsen udgør en overhængende eller åbenbar fare for offentlighedens interesser eller

3) Whistlebloweren har rimelig grund til at antage, at der ved indberetning til en ekstern ordning er risiko for repressalier, eller at der er ringe udsigt til at overtrædelsen vil blive imødegået effektivt.

Hvilke rettigheder har de personer, oplysningerne handler om?

Hvis der bliver indberettet oplysninger om dig i whistleblowerordningen, og indberetningen vurderes at falde inden for Mariagerfjord Kommunes whistleblowerordning, vil du som udgangspunkt ikke modtage en  underretning herom.

Hvis indberetningen derimod vurderes at falde uden for Mariagerfjord Kommunes whistleblowerordning, vil du blive underrettet i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens og databeskyttelseslovens regler.

Databeskyttelse

Behandling af personoplysninger i forbindelse med en indberetning sker med hjemmel i whistleblowerlovens § 22, hvorefter behandling af personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6, 9 og 10 kan ske, hvis det er nødvendigt for at behandle en konkret indberetning, der er modtaget i en whistleblowerordning oprettet i henhold til whistleblowerloven.

Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven finder herudover anvendelse på øvrig behandlingen af personoplysninger i relation til whistleblowerordningen.

Mariagerfjord Kommune, Nordre Kajgade 1, 9500 Hobro, CVR nr. 29 18 94 55 er dataansvarlig for whistleblowerordningen.

For yderligere oplysninger om behandlingen af personoplysninger se kommunens privatlivspolitik for whistleblowerordningen.

Hvis du vil klage over behandlingen af personoplysninger, skal du kontakte:
Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, dt@datatilsynet.dk.