Vejledning til whistleblowere

Vejledning til whistleblowere

Forord

Whistleblowerordningen i Mariagerfjord Kommune er et tilbud til alle ansatte, herunder tidligere ansatte samt kommende ansatte, som har oplysninger fra ansættelsesprocessen. Herudover kan ordningen anvendes af personer, som arbejder under tilsyn og ledelse af kontrahenter, underleverandører og leverandører til kommunen.

Whistleblowerordningen er vedtaget af Byrådet i Mariagerfjord Kommune den 28. oktober 2021 og er senest opdateret i marts 2023.

Ordningen giver de omfattede personer mulighed for at videregive information om ulovligheder eller alvorlige uregelmæssigheder i Mariagerfjord Kommune uden at frygte for ansættelsesretlige reaktioner eller andre konsekvenser.

Whistleblowerordningens formål

• at sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til ulovligheder og alvorlige uregelmæssigheder i Mariagerfjord Kommune.
• at beskytte ansatte, herunder tidligere samt kommende ansatte, leverandører 
  samt kontrahenter, som indgiver oplysninger til ordningen i god tro.
• at sikre, at de indgivne oplysninger bliver anvendt konstruktivt til forbedring, forebyggelse og afværgelse af fejl og ulovligheder i Mariagerfjord Kommune. 

Ordningens formål er således bl.a. at afdække uacceptable forhold – ikke at ”gå efter” personer.

Whistleblowerordningen er et supplement til den daglige dialog og åbenhed på arbejdspladsen. Du bør derfor altid overveje, om problemerne kan løses internt ved henvendelse til f.eks. nærmeste leder, personaleafdeling eller tillidsrepræsentant. Ordningen er altså et alternativ, som kan bruges, hvis du ikke føler dig tryg ved at bruge de almindelige kanaler – eller hvis du f.eks. har henvendt dig til ledelsen om et alvorligt forhold, uden at der er taget hånd om det.

Hvis du ønsker at benytte en anden whistleblowerordning, er det også muligt at foretage indberetningen til Datatilsynets whistleblowerordning, hvor det er muligt at indberette anonymt. Det er valgfrit, hvilken ordning du anvender, men hvis overtrædelsen kan imødegås effektivt internt i Mariagerfjord Kommune, og du 
vurderer, at der ikke er risiko for repressalier, opfordrer vi til, at du anvender den interne whistleblowerordning hos Mariagerfjord Kommune.

Du kan indberette til Datatilsynets whistleblowerordning her: https://whistleblower.dk.

Der findes herudover andre EU-sektorspecifikke whistleblowerordninger, som kan anvendes på deres respektive områder.

Du kan finde en liste samt nærmere beskrivelse af de øvrige ordninger her: https://whistleblower.dk/om-ordningen/andre-ordninger.

Hvad kan whistleblowerordningen bruges til?

Hvem kan indgive oplysninger?

Følgende kan indgive oplysninger til whistleblowerordningen: 
1) Ansatte i Mariagerfjord Kommune. 
2) Tidligere ansatte som har oplysninger fra ansættelsen.
3) Jobansøgere, som har oplysninger fra en ansættelsesproces i Mariagerfjord Kommune – dette uanset, om man opnåede ansættelse eller ej. 
4) Ansatte eller andre under tilsyn af en leverandør, underleverandør eller medkontrahent til Mariagerfjord Kommune. Denne persongruppe omfatter personer på en arbejdsplads, som har indgået kontrakt med Mariagerfjord Kommune.

Hvilke oplysninger kan du indberette om?

Du kan indberette om følgende:
1) Overtrædelse af visse områder af EU-reglerne.
2) Alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold.

Nedenfor følger en nærmere oplistning af, hvilke konkrete forhold, der kan indberettes oplysninger om i whistleblowerordningen under ovenstående kategorier.

Du kan både indberette om forhold/hændelser, der endnu ikke er indtrådt og forhold/hændelser, der ligger tilbage i tiden.

I hver enkelt sag foretages der en vurdering af, om henvendelsen falder indenfor eller uden for Mariagerfjord Kommunes whistleblowerordning.

Hvis det vurderes, at indberetningen falder uden for whistleblowerordningen, vil du blive orienteret herom. Samtidig vil du modtage vejledning om, hvor du eventuelt kan rette henvendelse i stedet. Din henvendelse vil ikke blive videresendt til andre. Derfor er det din beslutning, om du ønsker at henvende dig andre steder om forholdet.

1) Overtrædelse af visse EU-regler

Hvis indberetningen vedrører forhold, som er reguleret af visse EU-retlige regler, gælder der ikke et krav om, at overtrædelsen skal være alvorlig for at være omfattet af Mariagerfjord Kommunes whistleblowerordning. Her vil du kunne indberette om alle overtrædelser.

Dette gælder eksempelvis databeskyttelsesregler og udbudsregler.

Du kan læse nærmere herom i bilag 1 til whistleblowerdirektivet, EuropaParlamentets og Rådets direktiv (EU) 2019/1937 af 23. oktober 2019 om beskyttelse af personer, der indberetter overtrædelser af EU-retten. Direktivet med bilag kan findes her: Retsakter – EUR-Lex (europa.eu)

2) Alvorlige overtrædelser:

Der er tale om alvorlige forhold og overtrædelser, hvis oplysningerne vedrører lovovertrædelser og manglende efterlevelse af juridiske forpligtelser, oplysninger som vedrører fare for enkeltpersoners sundhed og sikkerhed, fare for miljøet, grove tilfælde af omsorgssvigt og lignende.

• Oplysningerne kan eksempelvis omfatte:
  Strafbare forhold: Grove overtrædelser af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse eller vold mv.
• Alvorlige forhold vedrørende ansættelsen: Grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. seksuel chikane eller grov chikane i øvrigt.
• Alvorlige overtrædelser af lovbestemmelser: Grove overtrædelser af lovgivning om miljø, lovgivning om magtanvendelse, lovgivning om kommuners forhold, sundhedslovgivningen, lovgivning om bogføring og regnskabsaflæggelse, forvaltningsloven eller offentlighedsloven mv.

Andre alvorlige forhold: Grove overtrædelser af kommunens interne regler for bogføring og regnskabsaflæggelse, bevidst vildledning af borgerne i kommunikation fra kommunen eller tilsidesættelse af reglerne for offentlige ansattes modtagelse af gaver m.v.

Det forudsættes i disse tilfælde, at overtrædelserne er alvorlige. Det er de, hvis der er tale om grove fejl eller forsømmelser, eller hvis der er tale om væsentlige og gentagne fejl eller forsømmelser, som foregår helt systematisk igen og igen.

Hvad kan du ikke indberette om?

Whistleblowerordningen behandler ikke oplysninger om mindre alvorlige forhold, herunder mindre alvorlige HR-forhold.

Mindre alvorlige forhold kan eksempelvis være, at en forvaltningsenhed har begået en enkeltstående fejludbetaling, at telefonerne var lukket en enkelt dag, hvor de burde være åbne, eller at en kollega har et højt sygefravær. Forhold som disse skal håndteres via de almindelige kommunikationsveje – f.eks. nærmeste 
leder, personaleafdeling eller tillidsrepræsentant.

Du skal være opmærksom på, at det ikke er muligt at indberette om oplysninger, som er omfattet af sundhedspersoners tavshedspligt iht. Sundhedsloven § 40.

Hvilke krav stilles der til oplysningerne?

Når du indgiver oplysninger til whistleblowerordningen, er det et krav, at du via dit arbejde har fået kendskab til eller begrundet mistanke om, at der er begået forhold som beskrevet ovenfor.

Oplysninger til whistleblowerordningen skal indgives i god tro. Det vil sige, at du skal have rimelig grund til at antage: 
1) at oplysningerne er rigtige, og
2) at de oplysninger, der indberettes om, falder inden for whistleblowerordningen.

Du må ikke bevidst indgive urigtige eller vildledende oplysninger.

Hvordan indberetter du?

Whistleblowerordningen i Mariagerfjord Kommune elektronisk via en webportal, Safe2Whistle, der kan tilgås via kommunens hjemmeside www.mariagerfjord.dk.

Foretager du en indberetning, vil følgende oplysninger normalt være nyttige ved den videre undersøgelse af sagen:

• Beskrivelse af forholdet, herunder dato, sted og navnet/navnene på den/de involverede person/personer.
• Eventuelle dokumenter eller beviser vedrørende overtrædelsen eller andre oplysninger, som kan lette en undersøgelse af sagen. 

Du vælger selv, om du indgiver indberetningen i dit eget navn eller anonymt.

Hvis du ønsker anonymitet, er det vigtigt, at du ikke skriver dit navn noget sted i indberetningen.

Derudover bør du være opmærksom på, at det ikke kan udelukkes, at din identitet kan udledes af de oplysninger, du selv har givet i indberetningen. 

Hvordan sikrer kommunen din beskyttelse som whistleblower?

Dine rettigheder som whistleblower

Hvis du i god tro indgiver oplysninger i whistleblowerordningen, og din indberetning er omfattet af whistleblowerordningens anvendelsesområde er du beskyttet mod repressalier af enhver art, som følge af indberetningen.

Medarbejdere og eksterne parter, som er udpeget til at håndtere indberetninger, eller som bliver involveret i undersøgelserne af din indberetning, er underlagt en særlig lovbestemt tavshedspligt med hensyn til indholdet i din indberetning.

Du er sikret, at din identitet ikke vil blive videregivet til andre end de personer, som er bemyndiget til at håndtere indberetninger, medmindre du giver samtykke til videregivelse af din identitet.

Oplysninger om din identitet kan dog videregives til andre offentlige myndigheder, hvis det er nødvendigt for at imødegå overtrædelser eller for at sikre berørte personers ret til forsvar. Hvis dette gør sig gældende, vil du som udgangspunkt blive orienteret forud for videregivelsen.

Selve indholdet af indberetningen kan videregives til andre (f.eks. internt i Mariagerfjord Kommune), hvis det sker med henblik på at følge op på indberetningen. I den forbindelse sikres det, at det ikke ud fra de pågældende informationer er muligt at identificere dig. Modtageren af oplysningerne vil blive gjort udtrykkeligt opmærksom på, at vedkommende er underlagt en særlig tavshedspligt.

Med undtagelse af oplysninger om din identitet, har byrådsmedlemmer ret til sagsindsigt i indberetningerne efter kommunestyrelsesloven § 9. De vil blive gjort udtrykkeligt opmærksom på, at de er underlagt en særlig tavshedspligt.

Du vil indenfor 7 dage modtage en kvittering for modtagelsen af indberetningen.

Du vil desuden blive orienteret om sagens behandling og udfaldet heraf hurtigst muligt og senest indenfor 3 måneder. Orienteringens omfang kan i visse tilfælde være begrænset af reglerne om tavshedspligt mv.

En indberetning til whistleblowerordningen vil ikke i sig selv medføre, at du bliver part i sagen, hvormed du ikke pr. automatik tillægges de rettigheder som medfølger af partsstatus.

Du anses ikke for at have tilsidesat din tavshedspligt, hvis indberetningen indeholder fortrolige oplysninger. Du ifalder dermed ikke nogen form for ansvar ved at videregive fortrolige oplysninger til whistleblowerordningen, forudsat at du havde rimelig grund til at antage, at de pågældende oplysninger var nødvendige for at afsløre et forhold, som er omfattet af ordningen.

Du ifalder heller ikke noget ansvar for at have skaffet dig adgang til de oplysninger, som du indberetter om.

Det er dog en forudsætning, at oplysningerne er nødvendige, og at du ikke har anskaffet oplysningerne ved en strafbar handling (eksempelvis ved hacking, optagelse af samtaler mellem andre 
eller tyveri).

Hvornår må du offentliggøre oplysninger?

Alle offentligt ansatte har ytringsfrihed og må derfor som udgangspunkt offentliggøre oplysninger om alle forhold, herunder også til pressen, så længe der ikke offentliggøres eller videregives oplysninger, som er omfattet af tavshedspligten, og du udtaler dig på egne vegne. Whistleblowerordningen ændrer ikke herpå og indskrænker dermed ikke din ytringsfrihed.

Ved brug af ytringsfriheden gælder den særlige beskyttelse som whistleblower som altovervejende hovedregel ikke.

I helt særlige situationer kan du dog offentliggøre et forhold (herunder også fortrolige oplysninger) og opretholde beskyttelse som whistleblower. Det gælder, hvis:

1) Du allerede har forsøgt at indberette til en intern og en ekstern (eller udelukkende en ekstern) whistleblowerordning uden, at der truffet passende tiltag inden for henholdsvis 3 og 6 måneder.
Det er således et krav, at du som minimum har forsøgt at indberette til en ekstern whistleblowerordning, og at whistleblowerenheden indenfor 6 måneder ikke har:
a) Givet dig en orientering om, hvordan enheden har fulgt op på din indberetning, eller
b) Lavet en passende undersøgelse eller truffet beslutning om passende tiltag på baggrund af din indberetning. Hvorvidt enheden har undersøgt forholdet tilstrækkeligt og iværksat passende tiltag på  baggrund heraf, vil altid bero på en konkret vurdering, som i sidste ende kan afgøres ved en domstolsprøvelse. eller:

2) Du har rimelig grund til at antage, at overtrædelsen udgør en overhængende eller åbenbar fare for offentlighedens interesser. 
- Det er i den forbindelse et krav, at der foreligger en reel og konkret risiko for, at der vil indtræde en skade inden for nær fremtid, eller at der foreligger en reel og konkret risiko for, at en ikke-uvæsentlig skade vil  indtræde.
- Det vil eksempelvis gøre sig gældende, hvis overtrædelsen indebærer fare for enkeltpersoners liv og sikkerhed. eller:

3) Du har rimelig grund til at antage, at der ved indberetning til en ekstern ordning er risiko for repressalier, eller at der er ringe udsigt til at overtrædelsen vil blive imødegået effektivt.

Hvordan sikrer Mariagerfjord Kommune, at du beskyttes mod repressalier?

Enhver kan orientere whistleblowerordningen, hvis det har haft negative ansættelsesretlige konsekvenser for en person omfattet af ordningen, jf. afsnit 2, at vedkommende i god tro har indgivet oplysninger til whistleblowerordningen.

Enhver kan desuden henvende sig til whistleblowerenheden, hvis man oplever, at Mariagerfjord Kommune hindrer, eller forsøger at hindre, ansatte i at foretage indberetninger.

Mariagerfjord Kommune tolererer ikke chikane, hævnaktioner mod eller andre former for sanktioner over for personer, der i god tro foretager indberetning af en sag i whistleblowerordningen.

Hvordan sikrer Mariagerfjord Kommune overholdelse af tavshedspligten?

Medarbejdere og eksterne administratorer af whistleblowerordningen, som er udpeget til at modtage og følge op på indberetninger, er underlagt en særlig tavshedspligt.

Det er som udgangspunkt alene whistleblowerenheden, der har adgang til oplysningerne i indberetninger. 
Indberetningerne behandles hovedsageligt i kommunens hovedjournalsystem.

Kommunens journalsystem er undergivet logning, og der vil blive ført stikprøvekontroller med, hvem der har haft adgang til sagerne om indberetning.

Konsekvenser ved misbrug af ordningen

Indberetninger fra kommunens ansatte indgivet via whistleblowerordningen i ond tro kan medføre en politianmeldelse, ligesom det kan medføre negative ansættelsesretlige reaktioner.

Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen.

Indberetninger, der er foretaget i ond tro, vil efter omstændighederne kunne få negative ansættelsesretlige konsekvenser for den person, der har foretaget indberetningen. Der henvises i øvrigt til whistleblowerloven, Lov nr. 1436 af 29/06/2021 med eventuelle senere ændringer.

Er man ansat ved en leverandør med videre kan misbrug af ordningen ligeledes medføre politianmeldelse, og det vil herudover kunne medføre kontraktmæssige konsekvenser i aftaleforholdet mellem kommunen og leverandøren.

Hvad sker der med oplysningerne?

Whistleblowerenhedens organisering

Bech-Bruun Advokatpartnerselskab vil som ekstern administrator af ordningen sortere de indberetninger, som ikke falder inden for ordningens formål fra, og som derfor i stedet skal behandles via de almindelige kommunikationskanaler. Du vil i den forbindelse blive opfordret til at rette din henvendelse til den relevante 
person, f.eks. din nærmeste leder din tillidsrepræsentant.

Indberetninger, der falder inden for ordningen, videresendes via den elektroniske whistleblowerportal til whistleblowerenheden hos Mariagerfjord Kommune, som består af en borgerrådgiver samt en jurist fra Staben fra Byråd, Personale og Strategi, som behandler og undersøger indberetningen. Bech-Bruun orienteres via whistleblowerportalen om resultatet af undersøgelsen og vurderer, om sagen kan betragtes som afsluttet, eller om indberetningen bør give anledning til yderligere undersøgelser.

Sammensætningen af whistleblowerenheden sikrer den nødvendige faglige kompetence til at håndtere indberetningerne, og den sikrer en ledelsesmæssig uafhængighed fra den øvrige organisation.

Der kan inddrages eksterne, eksempelvis en advokat, efter behov i forbindelse med undersøgelser af de konkrete sager afledt af en indberetning. 

Behandling af henvendelser

Retter du henvendelse til whistleblowerordningen vil du modtage en kvittering på din indberetning inden for syv dage.

Hvis det vurderes, at indberetningen falder uden for whistleblowerordningen, vil du blive orienteret herom. Samtidig vil du modtage vejledning om, hvor du eventuelt kan rette henvendelse i stedet.

Er din indberetning omfattet af ordningen, vil du inden for tre måneder efter du har modtaget en bekræftelse på din indberetning, modtage en meddelelse om sagens afslutning. Du vil som udgangspunkt inden for rammerne af lovgivningen blive orienteret om udfaldet af undersøgelserne.

Alt kommunikation mellem dig og Bech-Bruun sker over whistleblowerportalen. Det er derfor vigtigt, at du følger sagen, hvis du ønsker at modtage en bekræftelse på modtagelsen af din indberetning, en begrundelse for eventuel længere sagsbehandlingstid samt ønsker at modtage en orientering om udfaldet af undersøgelserne af din indberetning.

Whistleblowerenheden i Mariagerfjord Kommune har ingen særlige ledelsesmæssig beføjelser i forhold til den øvrige kommunale administration. 

Whistleblowerenheden har ansvaret for, at indberetninger bliver undersøgt grundigt og omhyggeligt, og enheden kan afkræve redegørelser og oplysninger i relation til indberetningen af de relevante dele af den kommunale administration.

Beslutninger om, hvorvidt en undersøgelse på baggrund af en indberetning skal have nogen konsekvens, træffes således af den kommunale ledelse og ikke af whistleblowerenheden.

Whistleblowerenhedens årsrapport

Ifølge whistleblowerlovgivningen skal whistleblowerenheden én gang om året udgive en årsrapport, der nærmere beskriver og redegører for ordningens funktion i det forgangne år.

Årsrapporten sendes til orientering ved Byrådet i Mariagerfjord Kommune.

Hvad sker der, hvis vi modtager en indberetning, der omhandler dig?

Hvis de oplysninger, som whistleblowerordningen modtager, handler om dig, vil du ikke nødvendigvis blive underrettet om sagen eller om, at der behandles oplysninger om dig.

Det afhænger af, hvordan den konkrete sag kan belyses.

Hvis du bliver orienteret om sagen og inddraget i sagens belysning, vil du aldrig få kendskab til whistleblowerens identitet, medmindre whistlebloweren samtykker hertil.

Viser det sig, at en ansat i Mariagerfjord Kommune har begået alvorlige fejl eller forsømmelser, kan det medføre negative ansættelsesretlige reaktioner, f.eks. lønnedgang, advarsel eller afskedigelse.

Har en ansat overtrådt regler i straffelovgivningen, kan det blive meldt til politiet.