Behandling af personoplysninger ved ansættelse i Mariagerfjord Kommune

Generelt om behandlingen af personoplysninger som led i ansættelsesforhold

I det følgende kan du som medarbejder læse mere om, hvordan Mariagerfjord Kommune behandler dine personoplysninger. Fra du ansøger en stilling i kommunen, til du fratræder. 

Du vil kunne finde svar på blandt andet:

• Hvem der er dataansvarlig
• Kontaktoplysningerne på kommunens databeskyttelsesrådgiver
• Formålet med samt hjemmelsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
• Hvilke personoplysninger kommunen behandler  
• Hvordan dine data opbevares
• Hvilke kategorier af modtagere, som dine personoplysninger videresendes til som led i din ansættelse 

Reglerne for, hvordan en arbejdsgiver kan behandle ansattes personoplysninger, skal findes i både databeskyttelsesforordningen, den supplerende danske databeskyttelseslov samt i en lang række forskellige særlove, som supplerer hoved-lovene. 

Kommunen kan som arbejdsgiver behandle personoplysninger om medarbejdere, hvis der er et legitimt og proportionalt formål med behandlingen af oplysningerne. 
Behandlingen af oplysninger skal være naturligt for kommunen at udføre som led i personaleadministrationen. 

Personoplysningerne behandles med udgangspunkt i databeskyttelsesforordningens regler;

• Almindelige personoplysninger, databeskyttelsesforordningens artikel 6, litra a, c og f. 
• Følsomme personoplysninger, databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b 
• Oplysninger om strafbare handler
• Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

Dataansvar

Mariagerfjord Kommune er arbejdsgiver og dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger for medarbejdere i kommunen. Dette gælder uanset på hvilket fagområde eller i hvilken afdeling, som du er ansat ved. 

Kommunen har følgende kontaktoplysninger:

Mariagerfjord Kommune
Nordre Kajgade 1
9500 Hobro
Tlf.nr.: 97 11 30 00
E-mail: raadhus@marigerfjord.dk 
CVR: 92 18 94 55

Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Mariagerfjord Kommune har en databeskyttelsesrådgiver. Hvis du har spørgsmål til kommunens behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte databeskyttelsesrådgiveren. 
Databeskyttelsesrådgiveren har følgende kontaktoplysninger:

Mariagerfjord Kommune
Att. Databeskyttelsesrådgiveren 
Nordre Kajgade 1 
9500 Hobro 
Tlf.nr.: 97 11 38 80 
E-mail: dbr@mariagerfjord.dk

Formålet med behandlingen af personoplysninger

Det overordnede formål med behandlingen af personoplysninger er kommunens administration af løn og personaleforhold. 

Dette omfatter blandt andet følgende delformål:

• Dokumentation af ansættelsesforløb og ansættelsesforhold.
• Tilsyn med og overholdelse af de ansættelsesretlige, overenskomstmæssige samt personalepolitiske regelsæt.
• Sikring og kontrol af korrekt lønudbetaling
• Behandling af personoplysninger nødvendige for daglig drift, herunder til brug for IT, adgange til bygninger, brug af kommunale køretøjer med mere.

Generelt om Mariagerfjord Kommunes behandling af personoplysninger under rekruttering

Mariagerfjord Kommune har som arbejdsgiver ledelsesret til at bestemme, hvem kommunen ønsker ansat. Dette under forudsætningen af rammerne for ansættelsesforhold som fastlagt i lovgivningen, herunder:

• Forskelsbehandlingsloven
• Ligebehandlingsloven
• Lov om Helbredsoplysninger 
• Forvaltningsloven

Kommunen kan derimod ikke frit bestemme, hvilke personoplysninger der skal indsamles i forbindelse med rekrutteringen af nye medarbejdere.

I forbindelse med en rekruttering kan kommunen alene indhente oplysninger, der lovligt kan lægges vægt på i forbindelse med og under ansættelsen. Der kan derfor ikke indhentes oplysninger om eksempelvis graviditet, religion eller politisk overbevisning i forbindelse med rekruttering. Kommunen gør heller ikke brug af automatiske afgørelser i forbindelse med udvælgelsen af potentielle nye medarbejdere.

5.1. Ansættelsesprocedure

Mariagerfjord Kommune anvender et elektronisk rekrutteringssystem i forbindelse med nyansættelser. I forbindelse med en ansøgning vil ansøger blive bedt om at indsende ansøgningen elektronisk via et link. 
I den sammenhæng gives der særskilt oplysningspligt efter databeskyttelses-forordningens artikel 13 om den nærmere behandling af personoplysninger i rekrutteringssammenhæng.  

Ansøgeren bliver indledningsvist informeret om følgende:

• den dataansvarlige identitet og kontaktoplysninger
• databeskyttelsesrådgiverens kontaktoplysninger
• formålet med behandlingen af personoplysninger samt retsgrundlaget herfor
• modtagere af personoplysningerne
• vejledning om den registreredes rettigheder
• oplysning om opbevaring og sletning af personoplysningerne behandlet under rekrutteringen
• indsigelses- og klageadgang til Datatilsynet  

Alle oplysninger, der indtastes, registreres og opbevares i rekrutteringssystemet. Modtager kommunen ansøgninger pr. e-mail, personligt eller med brev henvises ansøger til at søge stillingen via rekrutteringssystemet, og henvendelsen slettes.

Herudover vil der kunne blive gennemført og udarbejdet test og personprofil, indhentet reference samt indhentet straffe og/eller børneattest.

Hvis ansøgeren opnår ansættelse i Mariagerfjord Kommune, vil ansøgerens oplysninger blive overført til vedkommendes personalemappe.

Bliver ansøgeren ikke ansat, slettes ansøgning med mere automatisk efter den nærmere angivne frist fastsat i rekrutteringssystemet. Har du derimod søgt med fortrinsadgang eller klaget, eksempelvis over et afslag, gemmes din sag i op til 5 år efter den er afsluttet.

Ansøgernes oplysninger behandles fortroligt af kommunen. Ansøgningsmateriale er kun tilgængeligt for de medarbejdere, der er inkluderet i rekrutterings- og ansættelsesprocessen, dvs. indstillingsudvalget samt eventuelt en af kommunens personalekonsulenter. Såfremt det er nødvendigt med tekniske support til hånd- teringen af rekrutteringssystemet, kan databehandlerens medarbejdere også tilgå sagerne.  

5.2. Oplysninger indsamlet fra sociale medier 

Normalt indsamles oplysninger i forbindelse med rekruttering fra ansøgeren selv, men det bliver stadig nemmere at indsamle oplysninger om ansøgere fra eksempelvis Facebook, LinkedIn med flere.

Mariagerfjord Kommune gør ikke systematisk brug af oplysninger fra social medier, men kan bruge dem, hvis det er relevant at indsamle yderligere oplysninger om en ansøgeres egnethed. 

Når der er tale om personoplysninger, som ansøgere selv har offentliggjort på internettet i åbne profiler, kan kommunen behandle oplysningerne uden samtykke, så længe kommunen har et sagligt formål med behandlingen. 

5.3. Referencer 

I forbindelse med ansættelse af potentielt nye medarbejdere i Mariagerfjord Kommune, sker det ofte, at der indhentes referencer med det formål at sikre, at ansøgeren har været ærlig omkring sit nuværende ansættelsesforhold.

Referencer på den ansøger der tilbydes ansættelse, gemmes i personalesagen (enten som kopi af en skriftligt fremsendt reference eller som et telefonnotat fra en mundtligt indhentet reference).

Indhentes der referencer fra tidligere leder mellem første og anden samtale, opbevares disse frem til ansættelsesprocessens afslutning, hvorefter de slettes/makuleres.

Når der indhentes reference, skal leder sikre forudsigelighed og gennemsigtighed i referenceprocessen, samt sikre at ansøger er indforstået med, at referencen indhentes. Ansøger udfylder derfor en referenceblanket, hvor det fremgår hvilke specifikke forhold, der kan indhentes reference om.

5.4. Helbredsoplysninger

Alt afhængig af, hvilken stilling der skal besættes, kan Mariagerfjord Kommune være interesseret i ansøgerens helbredsforhold.

I en rekrutteringssituation må kommunen som udgangspunkt ikke undersøge nærmere vedrørende ansøgernes helbred.

Det følger dog af helbredsoplysningsloven, at en arbejdsgiver kan anmode om helbredsoplysninger med det formål at belyse, om en ansøger lider af eller har symptomer på en sygdom, der vil have væsentlig betydning for ansøgerens arbejdsdygtighed ved det pågældende arbejde.

Mariagerfjord Kommune kan derfor ikke spørge om helbredsoplysninger, som ikke har betydning for den konkrete stilling, der ønskes besat.

Selvom kommunen ikke stiller helbredsmæssige spørgsmål, kan kommunen komme i besiddelse heraf. En ansøger kan eksempelvis selv oplyse herom, eksempelvis hvis ansøgeren benytter fortrinsretten for handicappede til jobsamtaler i det offentlige.

Hvis ansøgeren ansættes i Mariagerfjord Kommune, vil oplysningerne blive journaliseret på medarbejderens personalesag. Hvis ikke ansøgeren opnår ansættelse, bliver oplysningerne slettet som del af rekrutteringssagen.

5.5. Straffeattest/børneattest

Mariagerfjord Kommune indhenter straffeattester i en række forskellige tilfælde og efter nærmere retningslinjer.

I de situationer er det en betingelse for ansættelse, at der foreligger en straffeattest- og/eller en børneattest, der er tilfredsstillende i forhold til den ansøgte stilling.

Det er ikke et krav, at straffe- og/eller børneattesten er ’ren’. Formålet med at se straffe- og/eller børneattesten er at kunne vurdere, om der er noget i ansøgerens hidtidige adfærd og livsførelse, der gør det uforenligt med ansættelse i den ansøgte stilling.

Det er kommunen, der vurderer, om straffe- og/eller børneattesten er tilfredsstillende.

Straffe- og/eller børneattester gemmes på personalesagen.

5.6. Personlighedstest

Mariagerfjord Kommune benytter i et vist omfang personlighedstests, hvor det vurderes at være relevant for den pågældende stilling. Oplysninger indsamlet ved en personlighedstest er i kategorien ’almindelige personoplysninger’.

Tests benyttes for at vurdere ansøgeres personprofil og derigennem vurdere, hvordan ansøgeren passer til stillingen og til den afdeling eller team, som vedkommende skal være en del af.

Når kommunen benytter personlighedstests, sker dette via databehandlere, som kommunen har antaget til at udføre testene.

Udarbejdelse af test og personprofil kræver ansøgerens aktive medvirken.

5.7. Oplysninger om nyansættelser til kommende kollegaer

I forbindelse med en ny medarbejders tiltræden i kommunen vil der opstå et behov for, at medarbejderens kommende kollegaer bliver orienteret om ansættelsen.

Indholdet af denne orientering afstemmes normalt med den nye medarbejder, og den vil som udgangspunkt alene indeholde almindelige personoplysninger, eksempelvis navn, tidligere ansættelse og uddannelse.

Oplysningerne deles kun med relevante medarbejdere i kommunen og bliver derfor ikke udsendt til flere end nødvendigt.

Der sendes ikke billeder af den nye medarbejder rundt til kommende kollegaer. 

Mariagerfjord Kommunes behandling af personoplysninger under ansættelsen

6.1. Ansættelse og oprettelse af personalemappe med mere

Når det er besluttet at ansætte en ny medarbejder, oprettes der en elektronisk personalemappe, og vedkommende tildeles et medarbejdernummer.

Personalemapper oprettes i et af kommunens journalsystemer.

På personalemappen gemmes kopi af ansættelsesaftale, lønaftale, samt stillingsopslag, ansøgning, CV, uddannelses-beviser og dokumentation for tidligere beskæftigelse. Dokumenter af betydning for ansættelsesforholdet vil løbende blive gemt i personalemappen.  Oplysningerne i personalemappen er tilgængelige for medarbejderens leder, personale-administrationen samt andre med et konkret arbejdsmæssigt behov herfor, eksempelvis IT eller en jurist.

Ved ansættelse oprettes medarbejderen endvidere i et personaleadministrations-system. Heri er det tilsvarende som udgangspunkt alene medarbejderens leder samt personaleadministrationen, som kan tilgå medarbejderens oplysninger.

6.2. Generelt om Mariagerfjord Kommunes behandling af personoplysninger

Som arbejdsgiver og dataansvarlig må kommunen alene behandle personoplysninger, som er nødvendige og legitime for kommunens drift, herunder de oplysninger der er nødvendige for personaleadministration samt udbetaling af løn.

I det vedlagte bilag ”Oversigt over behandlingen af personoplysninger” kan du se hvilke oplysninger samt med hvilken hjemmel, som Mariagerfjord Kommune be-handler de forskellige oplysninger, som er eller kan blive registreret om ansatte.

Det er ikke alle af de i bilaget oplistede behandlinger, der vil være relevante for alle ansatte og i alle ansættelsesforhold.

6.2.1. Almindelige personoplysninger

Langt de fleste oplysninger, som kommunen behandler som led i personaleadministrationen, er almindelige personoplysninger.

I de fleste tilfælde har Mariagerfjord Kommune hjemmel til at behandle oplysningerne direkte i lovgivningen. 
I kategorien ’almindelige personoplysninger’ kan nævnes blandt andet identifikations-oplysninger (navn, adresse med videre), lønoplysninger, advarsler og opsigelser.

6.2.2. Følsomme personoplysninger

Følsomme personoplysninger er de oplysninger, som er nævnt i databeskyttelses-forordningens artikel 9. Der er tale om oplysninger om race/etnicitet, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, biometriske data, helbredsoplysninger samt oplysninger om seksuelle forhold eller seksuel orientering.

I et ansættelsesforhold forekommer det, at en arbejdsgiver behandler oplysninger om eksempelvis medarbejdernes helbredsforhold. Dette sker ved sygemeldinger, arbejdsulykker og lignende. Derimod behandler en arbejdsgiver sjældent biometriske data eller oplysninger om medarbejdernes seksuelle forhold.

6.2.3. Personnummer

I databeskyttelsesforordningen artikel 87 samt i databeskyttelsesloven § 11 er der fastsat specifikke bestemmelser, som giver mulighed for kommunen at behandle ansattes cpr-nummer.

Offentlige myndigheder må på denne baggrund bruge cpr-numre med henblik på entydig identifikation af medarbejdere eller eventuelt som journalnummer.

6.2.4.     Straffedomme og lovovertrædelser

I Mariagerfjord Kommune vil oplysninger om strafbare forhold ofte behandles i den sammenhæng, at kommunen som arbejdsgiver ønsker at indhente en straffe- og eller børneattest på en kommende medarbejder.

Såfremt ansatte foretager strafbare handlinger ved udøvelsen af deres arbejde, vil denne type oplysninger behandles som led i en personalesag.

Endeligt kan oplysninger om strafbare forhold i forlængelse af ovenstående behandles som en del af en henvendelse til den kommunale whistleblowerordning. 
Mulighederne herfor findes både i databeskyttelsesforordningens artikel 10 samt i databeskyttelsesloven.

6.3.    Særlige behandlinger af personoplysninger i ansættelsesforhold

6.3.1.     Dokumentation for sygefravær

Dokumentation for sygefravær kan blive relevant i personalesager af forskellige årsager og til vurdering af eksempelvis:

• uarbejdsdygtighed
• funktionsmæssige begrænsninger
• prognoser for tilbagevenden til arbejdspladsen
• varigheden af fravær
• afdækning af afhjælpningsforanstaltninger

Arbejdsforholdet mellem ansatte og Mariagerfjord Kommune er et aftaleforhold mellem medarbejder og arbejdsgiver, og kommunen kan som led i den almindelige ledelsesret føre den nødvendige og proportionale kontrol med, at medarbejderen udfører sit arbejde og reelt er uarbejdsdygtig ved fravær, der ikke er begrundet i ferie eller anden retmæssig frihed.

Der er i både sygedagpengelovgivningen samt i funktionærloven hjemmel til, at kommunen kan få dokumentation for, at en medarbejder er syg.

Dokumentationen skal rekvireres af medarbejdere ved egen læge, og kommunen afholder udgifterne hertil direkte over for lægen, eller alternativt refunderer kommunen medarbejderen.

6.3.2. Særligt om tillidsrepræsentanter

For så vidt angår tillidsrepræsentanter er der tale om tillidshverv på vegne af medarbejdernes fagforeninger. Tillidsrepræsentantens behandling af personoplysninger sker således med den relevante fagforening som dataansvarlig og ikke Mariagerfjord Kommune.

Mariagerfjord Kommune er dog forpligtede til at stille IT-udstyr til rådighed for tillidsrepræsentanter. Kommunen har indgået aftaler med de enkelte fagforeninger om de nærmere muligheder og betingelser i den sammenhæng. 

6.3.3 Behandlingen af personoplysninger som led i benyttelsen af kommunalt IT-udstyr

Som led i et almindeligt ansættelsesforhold behandler Mariagerfjord Kommune med-arbejdernes personoplysninger til brug for administration af kommunalt IT-udstyr og adgange til kommunens IT-systemer. 
Der vil typisk være tale om almindelige personoplysninger samt cpr-nummer, men der kan også være tale om følsomme personoplysninger.

Behandlingen er nødvendig for at kunne håndtere medarbejdernes adgange til forskellige it-systemer, dokumentere hvilke sager og oplysninger de har arbejdet med, styre kapaciteten på kommunens systemer og netværk, håndtere it-udstyr, udøve support og fejlfinding, beskytte data og forhindre sikkerhedsbrud, og genskabe data, hvis der er behov for det.

Alle medarbejdernes aktiviteter på netværket, i systemer og online tjenester logges. Det it-udstyr, medarbejderne anvender, sætter en unik kode på netværket, og medarbejdernes digitale færden på både Mariagerfjord Kommunes lokale netværk og det åbne internet, vil derfor fremgå af netværksloggen. Ligeledes vil det kunne spores, hvor it-udstyret befinder sig.

Systemer og online tjenester danner også en log, hvor det registreres, hvilke aktiviteter hver enkelt it-bruger har haft i det enkelte system.

Medarbejdere må gerne bruge kommunens netværk og udstyr til private aktiviteter.  

Private aktiviteter kan medføre at kommunen behandler følsomme personoplysninger oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser, hvis medarbejderen søger på internettet efter specifikke emner, sender/modtager private mails, eller printer eller scanner private dokumenter som indeholder særlige eller følsomme personoplysninger.

Kommunen kan tilvejebringe og bruge information om den enkelte ansatte via digitale arbejdsredskaber og sikkerhedsudstyr, hvis der foreligger begrundet mistanke om misligholdelse af ansættelsesforholdet eller strafbare forhold.

6.3.3.1    Særligt om sletning af personoplysninger om IT-brugere

Medarbejderes brugernavne indgår i de tildelte mailadresser. Disse oplysninger gemmes efter ansættelsesforholdet er ophørt og slettes ikke. Dels for at en medarbejder kan få samme brugernavn, hvis de ansættes igen senere, og dels for at sikre at der ikke er andre der tildeles samme brugernavn efterfølgende.

Når ansættelsesforhold ophører, vil oplysninger om medarbejderne fortsat figurere i forskellige it-systemer, hvor kommunen er forpligtigede til at opsætte en række tekniske foranstaltninger for at beskytte og dokumentere brug af data bedst muligt.

• Mails sendt til kolleger, journaliserede dokumenter og andet produceret materiale, gennem en ansættelse vil blive gemt, så længe der brug for det pågældende materiale.
• Historik over de opslag og aktiviteter der er lavet i de enkelte it-systemer gemmes, så længe de sager og data medarbejderen har arbejdet med gemmes.
• Indhold på medarbejderens OneDrive slettes et år efter ansættelsesforholdets ophør. Indhold i Outlook slettes 30 dage efter ophør.
• Browserne på medarbejderes IT-udstyr (pc, tablet, telefon) gemmer søgehistorik, besøg på internettet mv. jf. medarbejderens egne indstillinger. Dette slettes senest når ansættelsesforhold ophører, og alt indhold på IT-udstyret slettes. 
• IT-afdelingens logfiler gemmer, hvornår medarbejderne logger på MFK-netværket og hvornår de logger af. Disse logfiler gemmes i op til 16 måneder. 
• Supportsager til IT slettes ikke. De indgår i IT-driftens samlede dokumentation.
• Opkald, dataforbrug og masteposition for anvendelse af IT-udstyr, tablet og smartphone udstyret med kommunens SIM-kort, logges hos kommunens teleudbyder i minimum et år som følge af teleselskabernes forpligtigelse jf. overvågningsloven. 

6.3.3.2 Særligt om videregivelse af oplysninger om IT-brugere

Når en medarbejder oprettes som bruger i fælleskommunale eller fællesoffentlige systemer, vil navn, mailadresse og evt. cpr-nummer blive videregivet til den styrelse eller myndighed, som er ansvarlig for løsningen.

Medarbejderens aktiviteter på internettet fra Mariagerfjord Kommunes netværk vil medføre, at medarbejderens digitale færden bliver videregivet til de leverandører som står bag tjenesterne. 

Hvis politiet i en efterforskning har brug for detaljerede netværksoplysninger, historik og logs fra Mariagerfjord Kommune, vil disse blive videregivet til politiet.

6.3.3.3    Særligt om oplysninger om IT-brugere behandlet uden for EU

Ved brug af systemer vil oplysninger om brugernavne og brug af systemer blive registreret hos it-leverandører og underleverandører i lande uden for EU og EØS.

I disse tilfælde vil der være indgået en databehandleraftale og en aftale via EU’s standardkontrakt med leverandøren for at sikre, at personoplysningernes behandles på samme sikkerhedsniveau som i EU.

For leverandører, der er hjemhørende i USA, er databehandlingen omfattet af Data Privacy Framework.

6.3.4 Særligt om offentliggørelse af personoplysninger om medarbejdere på     kommunens hjemmeside eller sociale medier

Som led i ansættelsen kan der være tilfælde, hvor dine arbejdsmæssige kontaktoplysninger skal benyttes på eksempelvis kommunens hjemmeside eller eventuelt på et social medie.

6.3.5 Videoovervågning

I Mariagerfjord Kommune er der flere steder, hvor der er opsat videoovervågning.

Overvågning opsættes med et kriminalitetspræventivt eller opklarende formål. På områder med videoovervågning vil der være skiltet, således det er tydeligt, at der er videoovervågning af området. 
Rammerne for TV-overvågningen er foruden de databeskyttelsesretlige regler også reguleret af særlovgivning. Optagelserne kan derfor maksimalt gemmes i 30 dage, hvorefter de skal slettes. Der kan være forskellige frister for sletning af optagelser fra det enkelte overvågede område.

Hvis medarbejdere arbejder på et område, der er overvåget, skal deres nærmeste leder orientere herom. Orienteringen omfatter oplysninger om både den konkrete behandling af personoplysninger, samt om de eventuelle arbejdsretlige forhold, som kommunen som arbejdsgiver via overenskomster er forpligtet til at overholde. Det bemærkes i den sammenhæng, medarbejderens rettigheder, jf. pkt. 7 også finder anvendelse på optagelser fra videoovervågningen.

6.4.4 GPS-tracking i kommunale køretøjer

Der er få kommunale køretøjer, som er udstyret med GPS-tracking. I de få tilfælde hvor der er tale om et sådant køretøj, vil medarbejderne, der skal benytte det, blive særskilt orienteret herom. 
Orienteringen omfatter oplysninger om både den konkrete behandling af personoplysninger samt om de eventuelle arbejdsretlige forhold, som kommunen som arbejdsgiver via overenskomster er forpligtet til at overholde.

6.4.5 Adgangssystemer til kommunale bygninger

Til visse af Mariagerfjord Kommunes bygninger er der adgangsstyring ved hjælp af nøglebriksystemer. 
Den enkelte medarbejder, der har brug for adgang hertil, får ved ansættelsen udleveret en personlig nøglebrik. Hver nøglebrik har et unikt identifikationsnummer, og brugen af brikken bliver registeret.

Formålet med registreringen af brikken er at kunne føre statistik over aktiviteten i de kommunale bygninger, fx generelle komme- og gåtider med henblik på en mere effektiv bygningsstyring. 

Der er i kommunen etableret flere forskellige typer af nøglebriksystemer, hvorfor nærmere orientering om behandlingen af personoplysninger gives ved udleveringen af en nøglebrik.

6.4.6. Oplysninger indsamlet fra social medier

Normalt indsamles der ikke oplysninger fra sociale medier under et ansættelsesforhold, og kommunen gør ikke systematisk brug af oplysninger fra social medier, men kan bruge dem, hvis det er relevant at indsamle yderligere oplysninger om en medarbejders ageren. Det kan eksempelvis være på baggrund af en henvendelse fra en kollega eller en borger.

Når der er tale om personoplysninger, som ansøgere selv har offentliggjort på internettet i åbne profiler, kan kommunen behandle oplysningerne uden samtykke, så længe kommunen har et sagligt formål med behandlingen.

Hvis kommunen har indsamlet oplysninger fra sociale medier i forbindelse med eksempelvis et sygeforløb, vil medarbejderen blive forelagt oplysningerne til en samtale.

6.4.7   Personoplysninger behandlet uden for EU

Kommunen benytter i vidt omfang it-systemer fra leverandører, som er hjemhørende uden for EU. I den forbindelse sørger kommunen for at der et lovligt grundlag for at anvende de pågældende leverandører og at sikkerheden er tilstrækkelig. Du kan få en detaljeret oversigt over, hvilke leverandører uden for EU der bruges i behandlingen af dine personoplysninger ved at henvende dig til kommunen

6.4.8    Kunstig intelligens

Kommunen anvender kunstig intelligens som hjælp i det daglige arbejde. Det betyder, at dine persondata i nogle tilfælde behandles af AI.

Medarbejderens rettigheder

Databeskyttelsesforordningen indeholder en lang række rettigheder for den, hvis personoplysninger er registreret.

Har man som medarbejder spørgsmål til sine rettigheder, eller ønsker man at gøre brug af dem, kan man kontakte nærmeste leder, en personalekonsulent eller i øvrigt søge rådgivning ved kommunens databeskyttelsesrådgiver.

Ansatte i kommunen har som udgangspunkt retten til:

• at modtage information om, hvordan deres personoplysninger behandles (oplysningspligten).
• at søge indsigt i de personoplysninger, som Mariagerfjord Kommune behandler om personen.
• at få rettet urigtige eller vildledende personoplysninger, som Mariagerfjord Kommune behandler om personen.
• at få slettet personoplysninger, som Mariagerfjord Kommune behandler om personen
• at få begrænset brugen af den behandling af personoplysninger, som Mariagerfjord Kommune behandler om personen
• at gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysninger og at klage til Datatilsynet
• at gøre brug af retten til dataportabilitet, dvs. at den ansatte kan bede om at få udleveret kopi af eller overført personoplysninger på et nærmere bestemt format
• at kræve ikke at blive underlagt automatiske afgørelser

7.1. Oplysningspligten

Oplysningspligten indebærer, at Mariagerfjord Kommune af egen drift og så tidligt som muligt efter personoplysningerne om medarbejdere eller kommende med-arbejdere er indsamlet, skal oplyse medarbejderen om følgende:

• identiteten og kontaktoplysningerne på den dataansvarlige 
• kontaktoplysninger på kommunens databeskyttelsesrådgiver 
• formål med samt behandlingsgrundlag (hjemmel) for behandlingen af personoplysninger 
• modtagere eller kategorier af modtagere af personoplysninger 
• tidsrummet for behandlingen af personoplysninger
• oplysning om muligheden for at tilbagekalde et samtykke i de tilfælde, at behandlingen af personoplysninger hviler herpå
• oplysninger om den registreredes rettigheder
• om der er pligt til at afgive personoplysninger, og i de tilfælde også hvad konsekvenserne er ved ikke at give oplysningerne. 
• hvis der gøres brug af automatiske afgørelser

Der kan undtages fra oplysningspligten, hvis medarbejderen allerede er bekendt med de oplysninger, som skal gives, eller hvis den registreredes interesse i at få kendskab til oplysningerne ud fra en konkret afvejning bør vige for Mariagerfjord Kommunes interesser.

Såfremt en nuværende medarbejder i Mariagerfjord Kommune søger og får ansættelse andetsteds i kommunen, er der derfor ikke pligt til på ny at meddele nær-værende oplysningspligt, idet medarbejderen allerede er bekendt med indholdet.

Det bemærkes, at der er særlige regler og hensyn for så vidt angår indberetninger til kommunens whistleblowerordning. Du kan læse mere herom i vejledningerne om whistleblowerordningen på kommunens hjemmeside www.mariagerfjord.dk.

7.2. Indsigtsretten  

Denne rettighed indebærer, at medarbejdere på begæring herom har krav på at få oplyst, om der behandles personoplysninger om vedkommende samt få udleveret kopi heraf.

I den forbindelse har medarbejderen krav på en række supplerende oplysninger i forbindelse med udleveringen af personoplysningerne. Der er i store træk tale om samme oplysninger, som er indeholdt i den almindelige oplysningspligt som angivet i nærværende dokument m. bilag. Der er således tale om følgende oplysninger:

• behandlingens formål
• kategorierne af behandlede personoplysninger
• kategorier af modtagere af personoplysninger 
• tidsrummet for behandlingen af personoplysninger
• vejledning om den registreredes rettigheder herunder retten til at klage til Datatilsynet 
• information om, hvor oplysningerne er indsamlet
• forekomsten af automatiske afgørelser

Medarbejderen kan alene få udleveret oplysninger om sig selv. Ønsker man oplysninger om andre, kræver dette en fuldmagt.

Ligesom for oplysningspligten gælder der en række begrænsninger i indsigtsretten.

Således finder de almindelige regler om aktindsigt fortsat anvendelse, såfremt medarbejderen ønsker indsigt i sagsmateriale, som foruden vedkommende selv også indeholder oplysninger om andre. Herudover kan der på områder være fastsat særlige regler, som afskærer mulighederne fra at modtage indsigt i videre omfang – eksempelvis for så vidt angår sager ved whistleblowerordningen.

Det bemærkes for god ordens skyld, at der er praksis for, at man som medarbejder ikke kan søge indsigt i al gemt kommunikation, hvor man som medarbejder er nævnt (fx gemte e-mails, notater med videre). Dette ud fra den betragtning, at en sådan anmodning bliver meget omfangsrig og derfor af overdreven karakter.

Muligheden for et sådan afslag følger af databeskyttelsesforordningen artikel 12, stk. 5, litra b. Datatilsynet afgørelse herom har jr.nr. 2021-32-2438 og kan fremsøges på tilsynets hjemmeside.

7.3. Berigtigelse, sletning eller begrænsning af oplysninger

Mariagerfjord Kommune skal berigtige eller slette oplysninger, som viser sig at være urigtige eller vildledende eller på lignende måde er behandlet i strid med lov eller bestemmelser udstedt i medfør af lov – hvis medarbejderen fremsætter anmodning herom. 
Når kommunen modtager en henvendelse om berigtigelse, sletning eller begrænsning, behandles oplysningerne fortsat i form af opbevaring, i perioden indtil kommunen træffer afgørelse om at imødekomme eller afvise anmodningen.

7.3.1. Berigtigelse

Medarbejderen har krav på at berigtiget urigtige oplysninger om sig selv uden unødig forsinkelse. 
Det bemærkes, at såfremt der er tale om en tvist om rigtigheden af oplysningerne, vil retten til berigtigelse ikke være afgørende. Der vil således i højere grad være tale om en ’ret til at udtale sig nærmere om rigtigheden’.

7.3.2. Sletning

Mariagerfjord Kommune er som offentlig myndighed underlagt de almindelige forvaltningsretlige regler om notatpligt samt pligten til at journalisere. Ved en offentlig myndighed er mulighederne for at få slettet personoplysninger før den almindelige slettefrist derfor af meget begrænset karakter.

Muligheden for sletning er således oftest alene relevant, såfremt der er tale om oplysninger, som Mariagerfjord Kommune ikke længere har et relevant formål at behandle, og oplysningerne derfor allerede burde være slettet. 

7.3.3. Begrænsning

Medarbejderen har ret til at opnå begrænsning af kommunens behandling af vedkommendes personoplysninger, hvis følgende betingelser gør sig gældende:

• rigtigheden af oplysningerne bestrides af medarbejdere. Brugen af oplysningerne kan således begrænses, indtil kommunen har haft anledning til at fastslå, om personoplysningerne er korrekte.
• behandlingen af oplysningerne er ulovlig eller mangler formål.

7.4. Dataportabilitet 

Medarbejdere kan - når personoplysningerne behandles elektronisk, og behandlingen er baseret på en kontrakt (ansættelseskontrakten) eller et samtykke – anmode om kopi af egne personoplysninger, som medarbejderen selv har afleveret til kommunen.

Oplysningerne skal udleveres i et struktureret og sædvanligt anvendt maskinlæsbart format. 
Hvis det er teknisk muligt, har medarbejderen også krav på, at kommunen udleverer personoplysningerne direkte til en ny dataansvarlig. Det bemærkes, at Mariagerfjord Kommune ikke er forpligtet til at have IT-systemer, som kan understøtte direkte transmission af medarbejderoplysninger til andre dataansvalige.

7.5. Indsigelse

En medarbejder har ret til at gøre indsigelse mod en i øvrigt lovlig behandling af vedkommendes personoplysninger, som er baseret på databeskyttelses-forordningens artikel 6, stk. 1, litra e eller f. 
Hvis medarbejderen gør indsigelse mod en sådan behandling, skal behandlingen bringes til ophør, medmindre Mariagerfjord Kommune kan påvise vægtige, legitime grunde til behandlingen, som går forud for medarbejderens interesser, rettigheder og frihedsrettigheder – eller behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fast-lægges, gøres gældende eller forsvares.

7.6. Automatiske afgørelser

Udgangspunktet er, at medarbejdere i Mariagerfjord Kommune ikke udsættes for automatiske afgørelser. 
Dette gælder dog ikke, hvis afgørelsen er nødvendig for at opfylde en kontrakt mellem kommunen og medarbejderen, eller såfremt der er lovhjemmel til behandlingen.