Boligselskabet Freja - referat fra styringsdialogmøde
Afholdt 28. oktober 2025.
Indhold
Styringsdialogmøde afholdt 28. oktober 2025
Tilstede ved mødet
- Elsebeth Tranekær – DEAS/Boligselskabet Freja (BF)
- Dorthe Sørensen – Boligselskabet Freja (BF)
- Kamilla Ebbesen Bonde – Mariagerfjord Kommune (MFK)
Velkomst
MFK bød velkommen.
Opsamling fra sidste styringsdialogmøde
På mødet i 2024 drøftede man, hvordan man kunne gøre bestyrelsesarbejdet mere attraktivt. Det blev foreslået at lave en velkomstflyer med informationer om, hvilke rettigheder man har ved at bo i almenbolig samt hvilke opgaver man har som bestyrelsesmedlem. MFK vil gerne vide, om der er sket mere på den front?
BF oplyste, at der desværre ikke er sket mere i den sammenhæng. Og situationen omkring manglende bestyrelsesmedlemmer er fortsat den samme.
Mange af beboerne er ældre, og ingen af de nye beboere vil påtage sig bestyrelsesarbejdet eller overhovedet give møde til afdelingsmøderne.
Drøftelse af materiale indberettet til almenstyringsdialog.dk
Revisionsprotokol
Revisionsprotokollen er uden kritiske bemærkninger eller forbehold, men med fremhævelser. Revisionen har fremhævelser om, at budget ikke har været underlagt revision samt bemærkning om, at bestyrelsen opfordres til at foretage egne løbende kontroller af administrators forretningsgange mv. og at henlæggelserne er for lave.
BF oplyste, at det er de samme fremhævelser som tidligere. Man har ikke gjort yderligere det seneste år for at efterleve fremhævelserne. Bestyrelsen syntes, at det er en svær opgave at løfte i forhold til kontrol af administrators forretningsgange. Men bestyrelsen har tiltro til, at administrator udfører arbejdet i overensstemmelse med reglerne.
BF har fastsat mål om at driftsudgifter ikke må stige med mere end 2%. Dette mål er ikke opfyldt for 2024, da driftsudgifterne er steget med 4,6%.
BF oplyste, at det særligt er alm. vedligeholdelse (konto 115) der er årsag hertil. Der har været udfordringer med skadedyr, hvilket har kostet ekstra. Derudover er der indgået en ny kontrakt med viceværten, som har medført, at særligt afdeling 1 er dyre end tidligere.
BF bemærker dog, at det fortsat kun er det absolut nødvendige, som der bliver brugt penge på.
MFK bemærker, at der i 2024 har været et stort tab ved lejeledighed – særligt i afdeling 3 på et enkelt lejemål.
BF oplyste, at en lejer afgik ved døden. Lejeren havde boet i lejemålet i ca. 20- 25 år, og desværre var alt mere eller mindre ødelagt. Så det var ganske dyrt for foreningen, da der ikke var penge i boet til at betale for misligholdelsesdelen.
MFK undrer sig over beregningen af uomtvistelig sikkerhed for afdelingens midler i fælles forvaltning, jf. revisionsprotokollen.
BF oplyste, at de er enige i, at beregningen (særligt fortegnene) ser anderledes ud end tidligere. Det må være en fejl fra revisors side. BF vil tage det med tilbage til revisor.
MFK bemærker, at revisor anbefaler, at BF overvejer fremtiden i forhold til fusion/sammenlægning. Har BF gjort sig overvejelser i den anledning?
BF oplyste, at det aktuelt ikke er noget, som bestyrelsen/afdelingerne finder interessant. De er tilfredse med af være en lille organisation med de fordele og ulemper, som det nu medfører. Men BF er klar over, at det måske på sigt kan blive nødvendigt at gå yderligere ind i de overvejelser – f.eks. hvis der ikke kan findes beboere til bestyrelsen.
Beretning
MFK bemærker, at der ikke har været afholdt afdelingsmøder i afdelingerne.
BF oplyste, at de har indkaldt til afdelingsmøder i begge afdelinger, men de er aflyst pga. manglende fremmøde. Hvis der var mindre end 3 tilmeldte, så blev møderne aflyst.
Styringsrapporter
MFK bemærker, at BF har haft særlige indsatser i forhold til omkostningsreduktion.
Kan BF uddybe dette/give eksempler herpå?
BF oplyste, at der er fokus på kun at udføre de arbejder, der er nødvendige – og derved holde omkostningerne nede. Desuden har de skiftet pærer til lavenergi og man har reduceret i viceværtens opgaver (fejning mv). Det er ganske vist mindre indsatser, men tilsammen gør det noget.
MFK bemærker, at BF har haft særlige indsatser i forhold til effektivisering.
Kan BF uddybe dette/give eksempler herpå?
BF oplyste, at det er det samme som punktet ovenfor.
MFK bemærker, at BF ikke har haft særlige indsatser i forhold til beboerdemokrati og ledelse. Det er jo netop her, at BF har en stor udfordring, hvorfor MFK vil opfordre til, at der ydes en indsats på det område i det kommende år.
BF oplyste, at man gerne vil gøre en indsats på dette område og der er aftalt forskellige tiltag med MFK. Se punkt ”Opsamling fra sidste styringsdialogmøde” samt punktet ”Drøftelse af hvilket fokus boligorganisationen har på fastholdelse og udvikling af et godt beboerdemokrati”.
MFK bemærker, at administrationsbidraget ses at være højt.
MFK opfordrede til, at BF og administrator har særligt fokus herpå for de kommende år. BF oplyste, at de er opmærksomme herpå. Men BF bemærker, at der som bekendt ikke er mange lejemål til at betale omkostningerne. Det sammenholdt med boligtyperne (mange selvstændige boliger) samt den geografiske spredning af ejendommene gør det dyre at administrere.
MFK bemærker, at beløb i dispositionsfond og arbejdskapital er faldet siden sidste år.
MFK opfordrede til, at BF og administrator har særligt fokus herpå for de kommende år.
BF oplyste, at nogle af årsagerne til faldet er, at der er brugt ekstra penge på en enkelt fraflytningssag, jf. tidligere oplyst samt at udgifterne til revisor er steget.
MFK bemærker, at der fortsat ses at være kritiske nøgletal for så vidt, angår fraflytninger. BF oplyste, at det er af naturlige årsager – dødsfald, flytning til plejehjem mv.
Det skyldes ikke boligorganisationen eller boligerne. Der opleves desuden ikke at være problemer i forhold til at udleje boligerne på ny.
MFK bemærker, at afdeling 1 fortsat er en grøn afdeling, hvilket er godt.
Men der ses stadig at være for få opsparede henlæggelser til vedligeholdelse.
BF oplyste, at man er opmærksom herpå.
MFK bemærker, at afdeling 3 nu er rød for 2. år i træk.
MFK opfordret til at BF er opmærksomme på dette i det kommende år, og dermed forsøger at effektivisere, hvor der kan.
BF oplyste, at man er opmærksom herpå.
MFK bemærkede, at årlige henlæggelser til vedligehold ses at være lave og ligeså gælder for de opsparede henlæggelser til vedligehold.
BF oplyste, at de er opmærksomme herpå, og at de har reguleret henlæggelserne i budget 2026.
MFK bemærker, at der er en fraflytningsprocent på 35,29 i afdeling 3, hvilket er meget højt. Kan BF forklare, hvorfor den er så høj, og bliver boligerne lejet hurtigt ud igen?
BF oplyste, at det er samme forklaring som tidligere oplyst.
MFK bemærker, at BF alene har haft én beboerklagenævnssag. Sagen omhandlede istandsættelse ved fraflytning.
BF oplyste supplerende, at det er den første sag i meget lang tid.
Regnskab
MFK bemærker, at der er et underskud på 16.968 kr. i organisationsregnskabet.
BF oplyste, at det skyldes en større revisorregning end ventet.
MFK bemærkede, at mellemregningen med ejendom 5631 er steget ganske betragteligt siden sidste år. Kan BF give en forklaring? BF oplyste, at ejendom 5631 er afdeling 1. Stigningen skyldes ændringer i særligt ejendomsskatten, og afdelingen har dermed en højere andel af indestående i organisationen.
MFK bemærkede, at der var en uoverensstemmelse mellem ultimo og primo saldo i noten til konto 303.1 i afdeling 1.
BF oplyste, at det er en tastefejl.
MFK bemærker, at der er et overskud på 169.685 kr. i regnskabet for afdeling 1.
BF oplyste, at det skyldes ejendomsskatterne.
MFK bemærker, at der er et underskud på 17.111 kr. i regnskabet for afdeling 3.
BF oplyser, at det ekstra udgifter til uforudset vedligeholdelse.
Boligorganisationens eventuelle ønsker til drøftelse
BF havde ingen ønsker til drøftelse.
Status på udlejning
BF oplyste, at det går fint med udlejningen. Der er ingen ledighed aktuelt.
Status på eventuelle renoveringssager og nybyggeri
Aktuelt ingen igangværende sager eller udsigt til nybyggeri.
Drøftelse af hvilket fokus boligorganisationen har på fastholdelse og udvikling af et godt beboerdemokrati
Se punktet ”opsamling fra sidste styringsdialogmøde”. MFK opfordrer desuden til, at BF kontakter BL og får deres assistance - evt. noget materiale, som kan rundsendes til beboere, gode råd og beboerdemokrati og bestyrelsesarbejde, konsulentbesøg eller andet, som BL kan tilbyde.
MFK tilbyder at sende noget tekst/information til BF inden næste bestyrelsesmøde i februar 2026. Dette skal bruges til BFs udarbejdelse af et nyhedsbrev, som skal rundsendes til beboerne. Der skal i nyhedsbrevet være fokus på, hvad det vil sige at bo i en almen bolig samt, hvad bestyrelsesarbejdet består i samt hvad konsekvenserne kan være, hvis der ikke findes nye folk til bestyrelsen.
Afklaring af fremtidigt behov for indgåelse af aftaler
BF havde aktuelt intet behov herfor.
Orientering om eventuel fremtidig fælles udlejningsaftale
Dette punkt er ikke så relevant for BF. Men MFK orienterede om, at MFK netop har nedsat et tværfagligt team på almenboligområdet. Temaet består af følgende områder:
• Tilsynet for almene boliger og støttet byggeri
• Ældre- og Omsorg
• Social- og Sundhed
• Arbejdsmarked, Uddannelse og Familie
• Ejendomme
• Økonomi
• Plan og byg (kun efter behov)
• Kultur og fritid (kun efter behov)
Formålet med teamet er at få en mere tværfaglig tilgang til udnyttelsen af de almene boliger samt yde sparring fagområderne imellem. Forhåbentlig vil det ende ud med, at de almene boliger fremover kan indtænkes og dermed bidrage til at løse større og mindre udfordringer i kommunen. Teamet skal mødes første gang i slutningen af november 2025. Et af punkterne der skal drøftes på det kommende møde, er om der er basis for at indgå en fælles udlejningsaftale med relevante boligorganisationer. Aftalen skal gerne medvirke til at løse boligsociale udfordringer i kommunen – herunder placering af flygtninge og hjemløse.
Eventuelt
Intet at drøfte.
Kamilla Ebbesen Bonde
Tilsyn med almene boliger og støttet byggeri