Generel beredskabsplan
Den generelle beredskabsplan opstiller en organisatorisk ramme for beredskabsarbejdet i Mariagerfjord Kommune, og planen bidrager med et konkret krisestyringsværktøj i form af den rollebaserede krisestyring.
Indhold
Indledning
Mariagerfjord Kommune har ansvaret for en række livs- og samfundsvigtige funktioner. Kommunen skal være i stand til at opretholde kritiske funktioner for kommunens borgere og virksomheder, hvis der indtræder alvorlige og uventede hændelser.
Den generelle beredskabsplan opstiller en organisatorisk ramme for beredskabsarbejdet i kommunen, og planen bidrager hertil med et konkret krisestyringsværktøj i form af den rollebaserede krisestyring.
Beredskabsplanen beskriver herudover nærmere om nedsættelse af krisestaben, som er det øverste krisestyringsniveau i kommunen.
Krisestaben nedsættes og iværksætter en tværgående strategisk, kommunikerende og koordinerende kriseledelse, hvis der sker hændelser af særligt omfattende karakter med betydning for kommunens drift.
Beredskabsplanen er godkendt af Byrådet i Mariagerfjord Kommune den 25. september 2025. Den er gældende for perioden fra 2026 til 2029.
Organisatoriske rammer for beredskabsplanlægningen
I Mariagerfjord Kommune er der foruden den generelle beredskabsplan følgende typer af planer:
Delplaner (krisestyringsplaner for fagområder eller større ansvarsområder)
- Indsatsplaner (krisestyringsplaner, der forholder sig til specifikke hændelser)
- Action cards (korte handlingsorienterede planer eller huskelister, der typisk er supplement til andre planer)
Delplaner, indsatsplaner og tilknyttede action cards er ansvarsmæssigt placeret i de enkelte fagområder og stabe efter sektoransvarsprincippet.
Sektoransvarsprincippet betyder, at den der har det daglige ansvar bevarer ansvaret i en krisesituation, før, under og efter krisen.
Det påhviler lederne i organisationen at sikre, at der er udarbejdet de nødvendige planer, at planerne har indholdsmæssig kvalitet, samt at de er ajourført.
Beredskabsplanlægningen skal medføre effektiv forebyggelse mod kritiske hændelser, der med en vis sandsynlighed kan ramme organisationen.
Foruden planlægning har lederne i organisationen også ansvar for, at medarbejderne har de nød-vendige kompetencer til at handle hensigtsmæssigt under krisehændelser og i henhold til den beredskabsplanlægning, der er relevant for dem.
Kompetencerne kan og bør i relevant omfang etableres, udvikles og vedligeholdes gennem beredskabsøvelser, som er en god mulighed for at afprøve nye rutiner og procedurer i et trygt miljø.
Den generelle beredskabsplan i relation til eksterne planer og samarbejdsparter
Ved nedsættelse af krisestaben skal kriseledelsen have fokus på, at der kan være andre aktører, planer og hensyn, der kan have indflydelse på krisestyringen. Dette kan eksempelvis være kommunens egen sundhedsberedskabsplan eller regionale eller statslige planer.
Ved større kriser på tværs af kommunegrænser har hver af landets tolv politikredse mulighed for at aktivere en lokal beredskabsstab. Dette er en krisestab sammensat af forskellige kommunale, regionale og statslige aktører, som arbejder særskilt fra den kommunale krisestab.
Krisearbejdet skal i disse situationer koordineres mellem kommunernes krisestabe samt den lokale beredskabsstab, og krisestaben i kommunen skal være forberedt på at kunne sende en sikkerhedsgodkendt repræsentant til den lokale beredskabsstab.
Aktivering af krisestaben
Krisestaben kan aktiveres af kommunaldirektøren eller i dennes fravær et andet medlem af direktionen. Direktøren er herefter kriseleder for krisestaben.
Aktivering sker på baggrund af den almindelige organisatoriske orienteringspligt, hvor nærmeste leder orienteres om vigtige og alvorlige hændelser.
Drifts- og beredskabsniveauer
I Mariagerfjord Kommune er der følgende to driftsniveauer, hvor organisationen skal overveje at aktivere krisestaben.
1. Ekstraordinære hændelser, der påvirker driften på ét eller flere fagområder, og hvor afdelingens og til dels fagområdets driftsniveau bliver midlertidigt påvirket.
i) Informationsberedskab
Hændelsen håndteres for så vidt muligt internt i fagområdet efter egne del- og indsatsplaner og med egne ressourcer. Flere fagområder kan blive påvirket og inddraget.
Ved hændelser med driftspåvirkning orienterer den berørte afdeling nærmeste leder, sekretariatsleder og fagchef. Herudover orienteres relevante direktører, stabschefer samt Borgmesteren. Stabene kan efter behov yde bistand til eksempelvis kommunikations-opgaver i tilknytning til hændelsen.
Kriselederen skal forholde sig til, hvorvidt det er nødvendigt at indkalde krisestaben
2. Ekstraordinære hændelser, der i væsentlig grad og varighed påvirker driften på ét eller flere fagområder.
ii) Operationsberedskab
Hvis kriselederen vurderer, at hændelsen har en sådan karakter, at håndteringen heraf kræver en overordnet, strategisk og tværkommunal koordinering, og den med fordel kan håndteres af krisestaben, nedsættes denne.
Krisestaben har et strategisk og organisatorisk fokus, der skal sikre koordinering mellem flere forskellige fagområder.
Krisestabens sammensætning
Hvis krisestaben aktiveres, er det som udgangspunkt kommunaldirektøren eller en af denne udpeget stedfortræder, der påtager sig rollen som kriseleder. Kriselederen indkalder herefter øvrige relevante medlemmer af direktionen, chefer eller medarbejdere, der skal bistå med krisestabens håndtering af hændelsen.
For alle deltageres vedkommende skal kriselederen også sørge for, at der for så vidt muligt udpeges en stedfortræder, og at vedkommende adviseres.
Støttefunktioner
Der ydes sekretariatsbetjening til krisestaben af Staben for Byråd, Personale og Strategi.
Ved almindeligt informationsberedskab varetages en eventuel sekretariatsfunktion som udgangspunkt af fagområdet selv. Stabene kan efter behov yde bistand til eksempelvis kommunikationsopgaver i tilknytning til hændelsen.
Mødested
Skal krisestaben mødes fysisk, sker dette som udgangspunkt på rådhuset, Nordre Kajgade 1, 9500 Hobro, alternativt på det nærmest tilgængelige rådhus i henhold til kriselederens beslutning.
Digitale møder afholdes via det på krisetidspunktet tilgængelige videomødesystem.
Krisestabens opgaver
Krisestaben skal overordnet set udøve kriseledelse på et tværgående og strategisk plan.
Den konkrete kriseledelse kan udmøntes af krisestaben selv, af stabens sekretariat eller af en eller flere underordnede grupper, som nedsættes af krisestaben.
- Koordinering: Krisestaben har det overordnede ansvar for koordination mellem de berørte fagområder. Koordineringen kan eksempelvis omhandle de praktiske forhold omkring hændelsen, allokering af internt personale og materielle ressourcer.
- Kommunikation: Krisestaben træffer beslutning om og iværksætter den overordnede og strategiske kommunikation som følge af hændelsen. Krisestaben skal være opmærksom på både ekstern og intern kommunikation i forhold til interessenter, borgere og medarbejdere med flere. Krisestaben skal også holde det politiske niveau orienteret om situationens udvikling og håndtering.
- Samarbejde: Krisestaben skal etablere og varetage samarbejde med relevante eksterne aktører.
Rollebaseret krisestyring
Krisestaben arbejder rollebaseret. Dette betyder, at når krisestaben er aktiveret, er der en række ’roller’ med tilknyttede opgaver, som skal varetages.
Det er underordnet, hvor mange personer der er i krisestaben, og hvilket kompetenceniveau de har. Den samme person kan godt have flere roller, og rollerne kan deles, byttes og videregives undervejs efter behov.
Rollerne kan være tiltænkt eller udpeget på forhånd i en særskilt oversigt, men er dette ikke tilfældet, er det kriselederens opgave at fordele rollerne som det første, når krisestaben bliver aktiveret.
Til hver rolle er der udarbejdet et action card, hvor rollens konkrete opgaver er beskrevet.
Kriselederen
Kriselederen har det overordnede ansvar for, at krisestaben har mandat, økonomi og andre ressourcer til at håndtere krisen hurtigt og effektivt.
Kriselederen delegerer de øvrige roller og kan foretage ændringer i fordelingen, når det er nødvendigt.
Sekretæren
Sekretæren har ansvaret for at føre en log over oplysninger, der tilgår krisestaben samt i øvrigt føre referat og dokumentere krisestabens arbejde.
Personansvarlig
Den personansvarlige skal have overblikket over de personer, der er direkte berørt af hændelsen. Det kan eksempelvis være borgere, kommunens medarbejdere eller andre i lokalsamfundet.
Den personansvarlige skal i samarbejde med den kommunikationsansvarlige sikre, at der er et tilstrækkeligt informationsniveau til de berørte personer og lokalområder.
Driftsansvarlig
Den driftsansvarlige har ansvaret for at have overblik over de praktiske forhold omkring hændelsen herunder hvilken teknisk understøttelse, der er sat i værk samt hvilken understøttelse, der fortsat mangler.
Denne opgave indebærer løbende at skabe eller holde sig et opdateret overblik over hændelsens omfang, berørte processer, ressourcer der kan tilvejebringes med mere.
Kommunikationsansvarlig
Den kommunikationsansvarlige skal sikre at der udarbejdes hurtigt, korrekt og tilstrækkelig information til krisestabens målgrupper.
Som en del af opgaverne har den kommunikationsansvarlige ansvaret for, at der udarbejdes en interessentanalyse, at der løbende laves udkast til pressemeddelelser, orienteringer til kommunens intranet, hjemmeside samt sociale medier.
Bilag
Klik på nedenstående links for at se de forskellige bilag til beredskabsplanen. Har du brug for at printe informationen kan du klikke på printikonet øverst på den enkelte side.
Action card for den personalansvarlige