Databeskyttelse


Mariagerfjord Kommune har fokus på at beskytte dine data som borger, virksomhed, forening, ansat og samarbejdspartner. Her kan du læse om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, når du skriver til os. Er du ansat hos Mariagerfjord Kommune finder du nederst på siden oplysninger der gælder for dig.

Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

Mariagerfjord Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi har om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor:

Mariagerfjord Kommune, Nordre Kajgade 1, 9500 Hobro.
CVR-nr.: 29 18 94 55
Telefon: 97 11 30 00
E-mail: raadhus@mariagerfjord.dk

Din databeskyttelsesrådgiver i Mariagerfjord Kommune

Mariagerfjord Kommune har som andre myndigheder udpeget en databeskyttelsesrådgiver, der skal holde øje med, om kommunen håndterer persondata på lovlig og sikker vis.

For at vi som kommune kan levere services og ydelser har vi brug for informationer.  Det gælder informationer om både borgere, foreninger, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere.

Hvis du har spørgsmål til Mariagerfjord Kommunes håndtering af dine persondata, er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.

Du kan læse mere om databeskyttelsesrådgiveren på Datatilsynets hjemmeside.

Kontakt

Mariagerfjord Kommunes databeskyttelsesrådgiver
Pia Dalsgaard Pehrsson
dbr@mariagerfjord.dk
Telefon: 97 11 38 80

Skriv sikkert fra din digitale postkasse - og på med NemId.

Når vi behandler dine personoplysninger

For at vi som kommune kan levere services og ydelser har vi brug for informationer.  Det gælder informationer om både borgere, foreninger, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere. Jf. databeskyttelsesforordningen skal vi altid have et lovligt grundlag til at indhente og behandle personoplysninger.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger følger af:

  • Lovgivning inden for de opgaver kommunen som myndighed er pålagt at udføre
  • Lovgivningen inden for drift af kommunen som virksomhed og arbejdsplads.
  • Offentlighedsloven
  • Forvaltningsloven
  • Samfundets interesse
  • Samtykke fra den, hvis persondata vi behandler
  • Hensynet til at beskytte personers vitale interesse
  • Kontraktslige forpligtigelser
  • På anmodning fra Domstolene

Alt efter hvilken opgave vi skal løse for dig, behandler vi forskellige kategorier af personoplysninger. Det kan være:

  • Almindelige personoplysninger – eksempelvis kontaktoplysninger, job, uddannelse, bolig, økonomi, familie.
  • Følsomme personoplysninger – helbred, etnicitet, filosofisk, politisk eller religiøs overbevisning, seksuel orientering, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, biometriske data med henblik på entydig identifikation.
  • CPR-nummer
  • Oplysninger om strafbare forhold

Nogle oplysninger får vi fra dig selv. Nogle oplysninger kan vi trække fra kommunale eller fællesoffentlige registre. Det kan for eksempel være adresse, CPR-nummer og NemKonto.

Alt efter den opgave vi skal løse, indhenter vi oplysninger fra andre kilder. Det kan for eksempel være fra din arbejdsgiver eller fra din læge.

Det enkelte fagområde skal oplyse dig om, hvorfra de har fået oplysningerne om dig, når de behandler dine data.

I mange tilfælde skal vi i forhold til lovgivning videregive oplysninger til andre. Det kan være til offentlige myndigheder som SKAT eller UdbetalingDanmark. Det kan også være til for eksempel en boligforening, hvis vi skal hjælpe dig med en bolig.

Det enkelte fagområde skal oplyse dig om, hvem dine oplysninger bliver givet til.

I nogle tilfælde har vi brug for at få et samtykke, det til sige din tilladelse, til at vi får informationer om dig fra for eksempel din læge.

Det kan også være en tilladelse til at vi må fotografere dit barn i børnehaven. Du har i alle tilfælde ret til at trække et samtykke tilbage. Det gør du ved at kontakte kommunen.

For mange områder står der i lovgivningen, hvor længe vi er forpligtiget til at gemme oplysninger. I forhold til regnskabsloven skal vi gemme bilag i minimum 5 år. Sundhedsoplysninger skal gemmes i minimum 10 år.

Oplysningerne må generelt ikke gemmes længere, end lovgivningen dikterer, eller kommunen har brug for dem. Herefter skal de slettes. Inden da skal arkivpligtige data afleveres til arkiv i forhold til Arkivloven.

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig:

  • Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
  • Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
  • I helt særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige sletning indtræffer. Mariagerfjord Kommune er som offentlig myndighed underlagt de forvaltningsretlige regler, herunder notatpligt, som gør, at kommunen meget sjældent vil være forpligtet til at slette personoplysninger. Gennem notatpligten sikres din retssikkerhed, da du skal kunne se, hvordan kommunen har sagsbehandlet, og på hvilken baggrund kommunen har foretaget vurderinger og truffet afgørelser.
  • Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. Det bemærkes i den sammenhæng, at arkivformål er at betragte som vigtige samfundsinteresser.
  • Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
  • Hvis du er utilfreds med den måde vi behandler dine personoplysninger, kan du klage til datatilsynet – se kontaktoplysninger på datatilsynet.dk.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder.

Eksterne databehandlere

På følgende e-mail adresse kan du kontakte kommunen i forbindelse med informationssikkerhedstilsyn. Som databehandler er det også denne adresse, du skal sende revisorerklæringer til.

E-Mail: tilsyndatabehandler@mariagerfjord.dk.

Databeskyttelse på vores hjemmeside

En cookie er en tekstfil, som lægges på din computer eller andet IT udstyr. Den gør det muligt at genkende din computer og samle information om, hvilke sider og funktioner, der besøges med din computer. Cookies indeholder oplysninger i anonymiseret form.

På dette website anvender vi cookies til en række forskellige formål i forbindelse med funktion og webanalyse. Vi anvender overvejende cookies til at samle statistik om brugernes besøg og bruger oplysningerne til at forbedre hjemmesidens indhold.

Fravalg af cookies

Hvis du nu eller i fremtiden ønsker at fravælge cookies, kan du gøre dette via dine browser-indstillinger. Du kan blokere for cookies fra denne og andre hjemmesider ved at tilføje domænet under Internetindstillinger i din browser.

Læs mere om, hvordan du sletter eller blokerer cookies via din browser på minecookies.org.

Hvad sker der, hvis jeg fravælger cookies?

Hvis du fravælger cookies ved hjælp af dine browser-indstillinger. Du skal dog være opmærksom på at ved at fravælge cookies, vil du også automatisk fravælge en del af mange websites funktionalitet, og de vil derfor ikke fungere korrekt.

Hvorfor informerer vi om cookies?

Vi informerer om cookies, fordi vi ligesom alle andre danske websites er forpligtet til at informere om dem i henhold til Bekendtgørelse om krav til information og samtykke ved lagring af og adgang til oplysninger i slutbrugeres terminaludstyr.

Cookies der bliver sat af denne hjemmeside

Vi bruger den fællesoffentlige login-løsning NemLogin, hvor du med dit NemID nøglekort logger ind på selvbetjeningsløsninger fra borger.dk og vores egne blanketter.

Vi har også formular på hjemmesiden hvor man for eksempel tilmelder sig en email service. Her opretter du dig som bruger med din email adresse.

Al trafik på www.mariagerfjord.dk er krypteret og kan således ikke læses af tredjeparter.

Videoovervågning

På områder, hvor dette er skiltet, kan du blive filmet af kommunens videoovervågning. Ved videoovervågning gælder de overordnede regler og retningslinjer stadig. Det vil sige at du har de samme rettigheder i forbindelse med videoovervågning.
Mariagerfjord Kommune benytter videoovervågning til forebyggelse af kriminalitet (såsom hærværk og tyveri) eller opklaring af kriminalitet og sikkerhedsbrud. Videoovervågningen skal øge trygheden for de person, som færdes i de pågældende områder.

Vi behandler de personoplysninger, som fremgår af optagelserne fra videoovervågningsudstyret.

Dette inkluderer:

  • Almindelige personoplysninger såsom tidspunkt for ophold på det tv-overvågede område.
  • Strafbare forhold og lovovertrædelser, hvis du udfører kriminelle handlinger på optagelserne.
  • Følsomme personoplysninger i form af f.eks. helbredsmæssige, religiøse eller seksuelle forhold, etnisk oprindelse, dit udseende, bevægelsesmønster eller andre biometriske oplysninger med henblik på entydig identifikation.
Kommunen vil i kriminalitetsopklarende tilfælde videregive optagelser fra videoovervågning til politiet. Optagelserne vil ikke blive offentliggjort eller videregivet til andre end politiet, medmindre Kommunen har modtaget udtrykkeligt samtykke hertil.

Behandling af personoplysninger ved ansættelse hos Mariagerfjord Kommune

Mariagerfjord Kommune har som dataansvarlig pligt til at oplyse ansatte om kommunens behandling af de personoplysninger, som kan forekomme i forbindelse med en ansættelse.

Det er ikke alle af de nedenfor oplistede behandlinger, der vil være relevante for alle ansatte og i alle ansættelsesforhold.

  • Navn, privatadresse og evt. privat telefonnummer og mailadresse
  • CPR-nummer
  • Dato for ansættelse, arbejdssted og stillingsbetegnelse
  • Arbejdsmail, arbejdstelefonnummer, arbejdsopgaver mv.
  • Ansøgning med bilag
  • Dokumentation for tidligere ansættelse, herunder anciennitetskort
  • Uddannelsesbevis samt kursusbeviser
  • Reference
  • Straffeattest og børneattest
  • Test i forbindelse med rekruttering 
  • Ansættelsesbrev med eventuelle tillæg
  • Kopi af kørekort
  • Portrætbillede til intranet/hjemmeside
  • Arbejdstid, herunder vagt- og tjenestetider
  • Løn- og pensionsforhold
  • Lån af diverse effekter (eksempelvis mobiltelefon, tablet, nøgler/nøglebrik, arbejdstøj mv.)
  • Bankoplysninger
  • Skatteoplysninger
  • Feriekort 
  • Medlemslån 
  • Fradrag i lønnen (eksempelvis kaffeordning, gavekasse mv.)
  • Fakturaer 
  • Nummerplade (ved indberetning af tjenestekørsel)
  • Ip-adresse
  • Tillidshverv 
  • Ferie, sygefravær, orlov samt andet fravær
  • Oplysninger om tabt arbejdsfortjeneste
  • Lægelige oplysninger
  • Oversigt over sygdomsforløb
  • Referater fra sygefraværssamtaler, samtaler vedr. tjenstlige forhold samt andre samtaler
  • Klager 
  • Notater med ansættelsesretligt/-mæssigt indhold
  • Registreringer vedr. kontrolforanstaltninger
  • MUS-referater
  • Oplysninger i forbindelse med arbejdsskader, fleksjob, ansættelse på særlige vilkår
  • Oplysninger om, hvorvidt du er omfattet af en eventuel arbejdsretlig konflikt eller ej
  • Ambulancebreve (kontaktoplysninger mv. ved akut sygdom/ulykke)
  • Bruttolønsordninger 
  • Lønsedler 
  • Tavsheds- og fortrolighedserklæring
  • Regres-sager
  • A-kasse oplysninger
  • Personalepapirer i øvrigt

Derudover kan vi komme i besiddelse af

  • Helbredsoplysninger
  • I tilfælde af arbejdsrelaterede hændelser i form af vold, trusler, stress m.fl. kan der modtages krisebistand gennem kommunens kriseberedskab med tilknyttede eksterne psykologer. Af dokumentationshensyn føres der i kommunen en oversigt over modtagere og omfanget. Personoplysningerne registreres på en separat sag og ikke på medarbejderens personalemappe, og kommunen kan som arbejdsgiver ikke anvende oplysningerne i personalesammenhæng.

Personalesagerne fra de tidligere kommuner, inden strukturreformen (kommunesammenlægningen) i 2007, kan indeholde dokumenter, der ikke er oplistet ovenfor.

  • At sikre, at der sker en korrekt lønudbetaling 
  • At ansættelsesforholdet i øvrigt følger ansættelsesretlige, overenskomstmæssige samt personalepolitiske regelsæt. 
  • At overholde anden relevant lovgivning
  • Derudover behandles oplysninger om dit navn henholdsvis i forhold til loginkonti til kommunens netværk og som brugernavn i diverse kommunale it-systemer.
  • At sikre entydig identifikation ved hjælp af dit CPR-nummer
 
  • A-kasser
  • SKAT
  • ATP (Arbejdsmarkedets Tillægspension)
  • Feriepengeinfo, feriekonto og Feriefonden Mariagerfjord
  • Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag (AUB)
  • Indkomstregisteret 
  • Danmarks statistik
  • KRL
  • NemKonto
  • Pensionskasse
  • Banker
  • Forsikringsselskaber
  • Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (anmeldelse af arbejdsskader)
  • Udbetaling Danmark og/eller bopælskommune (vedrørende dagpengerefusion, i fastholdelsesforløb mv.)
  • Virk.dk
  • Tillidsrepræsentanter og faglige organisationer
  • Kommunernes Landsforening (KL)
  • Personaleforening eller andre foreninger
  • Intern og ekstern revision
  • Ekstern advokat, konsulent eller andre rådgivere
  • Læge/sygehus/anden behandler
  • Forsikringsselskab
  • Helbredsnævn
  • Personalestyrelsen
  • Klageinstanser, herunder domstolene
  • Økonomi
  • Styrelsen for patientsikkerhed (Embedslægen)
  • Tilsynsmyndigheder
  • Leverandører af personlige fornødenheder i tilknytning til ansættelsen for eksempel tøj, værnemidler, personlige hjælpemidler med videre
Oplysninger der indgår i kommunens it-systemer, behandles også i nogle tilfælde af kommunens leverandører af systemerne, på kommunens vegne.

Mariagerfjord kommune behandler oplysningerne med hjemmel i:

  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, b, c, d og e
  • Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a, b, c, e og f
  • Databeskyttelseslovens § 8, § 11, stk. 1 og § 12

Skifter du stilling internt i Mariagerfjord kommune og får nyt tjenestested og ny leder, vil din nye leder som udgangspunkt ikke have adgang til oplysningerne i din tidligere personalemappe.

Din nye leder kan i særlige tilfælde, hvor personaleafdelingen vurderer, at det er relevant for en konkret personalesag, få indsigt i oplysninger om dine eventuelle tidligere tjenstlige forhold. Du vil i så fald blive orienteret herom.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe du er ansat ved Mariagerfjord kommune. Efter endt ansættelse opbevares dine oplysninger i yderligere 5 år, hvorefter de overføres til arkiv.

Har du afgivet et samtykke i forbindelse med din ansættelse, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Videoovervågning af ansatte

På områder, hvor dette er skiltet, kan du blive filmet af kommunens videoovervågning. Ved videoovervågning gælder de overordnede regler og retningslinjer stadig. Det vil sige at du har de samme rettigheder i forbindelse med videoovervågning.

Mariagerfjord Kommune benytter videoovervågning til forebyggelse af kriminalitet (såsom hærværk og tyveri) eller opklaring af kriminalitet og sikkerhedsbrud. Videoovervågningen skal øge trygheden for de person, som færdes i de pågældende områder.

Videoovervågning bruges ikke til at kontrollere dig eller dit arbejde.

Vi behandler de personoplysninger, som fremgår af optagelserne fra videoovervågningsudstyret.

Dette inkluderer:

  • Almindelige personoplysninger såsom tidspunkt for ophold på det tv-overvågede område.
  • Strafbare forhold og lovovertrædelser, hvis du udfører kriminelle handlinger på optagelserne.
  • Følsomme personoplysninger i form af f.eks. helbredsmæssige, religiøse eller seksuelle forhold, etnisk oprindelse, dit udseende, bevægelsesmønster eller andre biometriske oplysninger med henblik på entydig identifikation.
Kommunen vil i kriminalitetsopklarende tilfælde videregive optagelser fra videoovervågning til politiet. Optagelserne vil ikke blive offentliggjort eller videregivet til andre end politiet, medmindre Kommunen har modtaget udtrykkeligt samtykke hertil.

Opdateret 08.10.20    Print    Læs op    Webmaster   Fandt du siden nyttig?